Fundamentos de la Administración: Conceptos, Teorías, Enfoques y Principios Clave

Administración: proceso de diseñar y mantener un ambiente en el que los individuos, trabajando en equipo de manera eficiente, alcancen objetivos seleccionados.

Funciones de la administración:

Las 5 funciones administrativas en torno a las cuales se organiza el conocimiento son: planeación, organización, integración de personal, dirección y control.

Administración esencial para la organización

Los elementos externos que afectan las operaciones se dividen en económicos, tecnológicos, sociales, políticos y éticos. El término "organización" se refiere a compañías comerciales, dependencias gubernamentales, hospitales, universidades y otras organizaciones.

Funciones administrativas de los niveles de la organización

No se hace distinción entre gerentes generales, ejecutivos, administradores y supervisores. Todos los administradores llevan a cabo funciones administrativas; sin embargo, el tiempo dedicado a cada función puede diferir.

Administración y jerarquía de la organización:

Las 4 habilidades fundamentales de los administradores son las técnicas, humanas, de conceptualización y de diseño.

Metas de los administradores:

La meta de todos los gerentes es crear un superávit. En consecuencia, deben establecer un ambiente en el que el personal pueda lograr las metas de grupo con la menor inversión de tiempo, dinero y materiales y la menor insatisfacción personal.

Conceptos clave:

• Productividad: es la razón aritmética de producto e insumo dentro de un período determinado, con la debida consideración de la calidad.
• Eficacia: logro de objetivos.
• Eficiencia: logro de objetivos con el empleo de la mínima cantidad de recursos.

Administración como ciencia o arte:

La práctica es un arte; el conocimiento organizado que le sirve de fundamento a dicha práctica se le puede llamar ciencia.

Administración científica:

Frederick W. Taylor, reconocido como padre de la administración científica, se preocupaba por la productividad mediante una mayor eficiencia en la producción y sueldos más altos para los trabajadores.

Teoría moderna de la administración operacional:

Henri Fayol es el padre de esta administración y dividió las actividades industriales en 6 grupos: técnicas, comerciales, financieras, de seguridad, contables y administrativas.

Teoría de sistemas:

La tarea de los administradores es mantener un sistema de esfuerzo cooperativo en la organización formal. Propuso un enfoque de sistemas sociales de la administración muy completo.

Enfoque empírico o de casos:

Estudia experiencias mediante casos. Identifica éxitos y fracasos.

Enfoque de papeles administrativos:

El estudio original consistió en observaciones de 5 directores generales. Con base en este estudio se identificaron roles, los cuales se agruparon en: 1) interpersonales, 2) de información y 3) de decisión.

Enfoque de contingencia o situacional:

La práctica administrativa depende de las circunstancias. Reconoce la influencia de determinadas soluciones en los patrones de comportamiento organizacional.

Enfoque matemático o de la ciencia de la administración:

La administración se concibe como procesos, conceptos, símbolos y modelos matemáticos. Se entiende como un proceso puramente lógico, expresado en símbolos y relaciones matemáticas.

Enfoque de la ingeniería:

Replanteamiento fundamental, análisis de procesos y rediseño radical que resulta en cambios drásticos.

Enfoque de sistemas:

Tiene delimitaciones, pero interactúa asimismo con el entorno externo; es decir, las organizaciones son sistemas abiertos.

Enfoque sociotécnico:

El sistema técnico ejerce importantes efectos en el sistema social (actitudes personales, comportamiento grupal), interés en la producción, las operaciones de oficina y áreas de estrategias; relaciones entre el sistema técnico y las personas.

Enfoque de comportamiento interpersonal:

Interés en el comportamiento interpersonal, las relaciones humanas, el liderazgo y la motivación. Se basa en la psicología individual.

14 principios de la administración (Fayol):

1. División del trabajo: cuanto más se especializan las personas, con mayor eficiencia desempeñarán su oficio. Este principio se ve muy claro en la moderna línea de montaje.
2. Autoridad: los gerentes tienen que dar órdenes para que se hagan las cosas. Si bien la autoridad formal les da derecho a mandar, los gerentes no siempre obtendrán obediencia, a menos que tengan también autoridad personal (liderazgo).
3. Disciplina: los miembros de la organización tienen que respetar las reglas y convenios que gobiernan la empresa. Esto será resultado de un buen liderazgo en todos los niveles, de acuerdos equitativos (tales como disposiciones para recompensar el rendimiento superior) y sanciones por las infracciones, aplicadas con justicia.
4. Unidad de dirección: las operaciones que tienen un mismo objetivo deben ser dirigidas por un solo gerente que use un solo plan.
5. Unidad de mando: cada empleado debe recibir instrucciones sobre una operación particular solamente de una persona.
6. Subordinación del interés individual al bien común: en cualquier empresa, el interés de los empleados no debe tener prelación sobre los intereses de la organización como un todo.
7. Remuneración: la compensación por el trabajo debe ser equitativa para los empleados como para los patronos.
8. Centralización: Fayol creía que los gerentes deben conservar la responsabilidad final, pero también necesitan dar a sus subalternos la autoridad suficiente para que puedan realizar adecuadamente su oficio. El problema consiste en encontrar el mejor grado de centralización en cada caso.
9. Jerarquía: la línea de autoridad en la organización, representada generalmente por cuadros y líneas de un organigrama, pasa en orden de rangos desde la alta gerencia hasta los niveles más bajos de la empresa.
10. Orden: los materiales y las personas deben estar en el lugar adecuado en el momento adecuado. En particular, cada individuo debe ocupar el cargo o posición más adecuada para él.
11. Equidad: los administradores deben ser amistosos y equitativos con sus subalternos.
12. Estabilidad del personal: la alta tasa de rotación del personal no es conveniente para el eficiente funcionamiento de la organización.
13. Iniciativa: debe darse a los subalternos la libertad para concebir y llevar a cabo sus planes, aun cuando a veces se cometan errores.
14. Espíritu de grupo: promover el espíritu de equipo dará a la organización un sentido de unidad. Recomendaba, por ejemplo, el empleo de la comunicación verbal en lugar de la comunicación formal por escrito, siempre que fuera posible.

Dirección:

Incluye motivar a los subordinados, dirigir a otras personas, seleccionar los canales de comunicación más eficaces y resolver conflictos.

Control:

Vigilar actividades para asegurarse de que se realicen de conformidad con lo planeado y para corregir cualquier desviación significativa.

Procesos administrativos:

Conjunto de decisiones y acciones de los gerentes que se realizan de forma continua: planificar, dirigir, organizar y controlar.

Habilidades administrativas:

• Habilidades técnicas: abarcan el conocimiento y dominio de una determinada especialidad.
• Habilidades humanas: capacidad de trabajar bien con otras personas, tanto en forma individual como en grupo.
• Habilidades conceptuales: capacidad de pensar y conceptualizar sobre situaciones abstractas; contemplar la organización como un todo y las relaciones entre sus diversas subunidades, y visualizar la forma en que la organización encaja en su ambiente.

Conceptos de sistemas:

• Sistema: conjunto de partes interrelacionadas e interdependientes, dispuestas de modo que producen un todo unificado.
• Sistemas cerrados: sistemas que no reciben la influencia de su ambiente ni interactúan con él.
• Sistemas abiertos: sistemas que interactúan dinámicamente con su ambiente.

Organización y conceptos relacionados:

• Organización: agrupación deliberada de personas para el logro de algún objetivo específico.
• Pequeña empresa: empresa de propiedad y operación independiente, que persigue fines de lucro y tiene menos de 500 trabajadores.
• Burocracia: forma de organización que se caracteriza por la división del trabajo, las jerarquías, las reglas y reglamentos, y las relaciones de tipo impersonal.
• Enfoque cuantitativo: aplicación de técnicas cuantitativas para mejorar la toma de decisiones.
• Comportamiento organizacional: campo de estudio que se ocupa de las acciones de las personas en el trabajo.
• Estudios de Hawthorne: serie de estudios en las décadas de 1920 y 1930 que aportaron nuevos conocimientos acerca del comportamiento individual y de grupo.