Fundamentos de Contabilidad y Estructura de Cuentas para Negocios

1. La Cuenta Contable

La cuenta contable es el nombre que se utiliza para agrupar los bienes o valores correspondientes a derechos u obligaciones de una empresa. Bajo estos nombres o cuentas se manejan y cuantifican los movimientos financieros; dichos nombres deben ser explícitos para evitar confusiones.

2. La Ecuación Contable

La ecuación contable es un concepto fundamental que relaciona al activo, al pasivo y al patrimonio. Es importante destacar que el dinero del emprendimiento de una empresa no puede ser utilizado en gastos personales del emprendedor.

3. Representación Gráfica de una Cuenta Contable

Como se mencionó, las cuentas son representadas gráficamente mediante una “T”. Sobre la T se coloca el nombre de la cuenta; al lado izquierdo se le denomina DEBE y al lado derecho se le denomina HABER.

4. El Principio de Partida Doble

El principio de partida doble establece que no habrá deudor sin acreedor; es decir, que cada transacción realizada afectará por lo menos a dos cuentas contables. Solamente de esta manera se comprueba la ecuación contable; por lo tanto, es una obligación del contador verificar que siempre exista lo que comúnmente se conoce como “balance cuadrado”.

5. Principales Cuentas de Activo

• Caja: En esta cuenta se registran los valores del dinero que tiene físicamente un emprendimiento, ya sea en billetes o en monedas.
• Banco: Aquí se registran los valores que se tienen en una cuenta de una institución financiera, sea en una cuenta de ahorros o en una cuenta corriente.
• Cuentas por cobrar: Se refiere a los valores que se tienen que cobrar a los clientes, producto de las ventas a crédito.
• Inventarios: Aquí se registran los bienes destinados para la producción o la comercialización.
• Equipo de cómputo: Se registran los equipos relacionados con software y hardware.
• Terreno: Se registran los lotes de terreno donde funcionará el emprendimiento.
• Edificio: Se registran las obras civiles como: oficinas, locales, galpones, etc.
• Muebles y enseres: Se registra el mobiliario del emprendimiento.
• Vehículos o naves: Se registran todas las unidades de transporte que se posean.
• Maquinaria: Se registra la maquinaria con la cual se realizará la producción.
• Activos biológicos: Registra el inventario de animales y plantas del emprendimiento.

6. La Depreciación

La depreciación es un método para conocer el valor que pierde un bien a lo largo de su vida útil, debido al desgaste físico por su uso, al avance de la tecnología o por cambios de precio en el mercado. Desde que un activo está listo para su uso, se contabiliza la depreciación y se distribuye esta pérdida a lo largo de los años que se estima que durará el bien.

7. Vidas Útiles Mínimas para Activos (SRI)

El SRI determina las siguientes vidas útiles mínimas para los activos:

• Edificios, locales comerciales y oficinas, naves y barcazas: 20 años.
• Maquinaria, muebles y enseres, instalaciones: 10 años.
• Vehículos, equipos de transporte y camiones: 5 años.
• Equipos de cómputo y software: 3 años.

8. Principales Cuentas de Pasivo

• Cuentas por pagar: Son las obligaciones del emprendimiento con los proveedores por compras a crédito.
• Préstamos bancarios: Son las obligaciones del emprendimiento con las instituciones financieras (bancos o cooperativas).
• Impuestos por pagar: Son las obligaciones que tiene el emprendimiento con el SRI.
• Obligaciones sociales por pagar: Son las obligaciones del emprendimiento para cumplir con la normativa laboral.

9. Principales Cuentas de Patrimonio

• Capital: Registra los aportes iniciales de los socios al emprendimiento.
• Reservas: Registra los valores que las empresas destinan para situaciones específicas. Pueden ser: reserva legal, reserva estatutaria, etc.

10. Cuentas de Ingresos, Costos y Gastos

• Ingresos (Ventas): Se registran los aspectos relacionados con la facturación a clientes.
• Costos (Costo de ventas): Representa el costo de los productos que se vendieron.
• Gastos: Egresos necesarios para hacer funcionar el negocio. Todos los gastos llevan el siguiente patrón: