Fundamentos de Contabilidad y Gestión Administrativa Empresarial

Contabilidad: Definición y Alcance

La contabilidad es una disciplina técnica que, partiendo del procesamiento de datos sobre la composición y evolución del patrimonio de un ente, los bienes de propiedad de terceros en su poder y ciertas contingencias, produce información para la toma de decisiones de administradores y terceros interesados, así como para la vigilancia de los recursos y obligaciones del ente.

Recursos de la Organización

• Recursos físicos y materiales: Maquinarias, edificios y terrenos.
• Recursos financieros: Capital, créditos e inversiones.
• Recursos humanos: Directores, gerentes y todo el personal jerárquico que participa en la empresa.
• Recursos mercadológicos: Mercado de clientes.
• Recursos administrativos: Planeación, organización, dirección y control.

El Proceso Administrativo

• Planeación: Las empresas no trabajan sobre la base de la improvisación; todo se planea con anticipación. Es una función administrativa que determina cuáles son los objetivos a alcanzarse y qué debe hacerse para lograrlos.
• Organización: Se estructura e integran los recursos y los órganos para establecer las relaciones entre ellos y las atribuciones de cada uno.
• Dirección: Constituye el accionar y la dinámica de la empresa. Está directamente relacionada con la actuación de los recursos humanos.
• Control: Se asegura de que aquello que se planeó, organizó y dirigió se ajuste, en lo posible, a los objetivos establecidos.

Comprobantes: Base de la Información Contable

Son la fuente de registración y en ellos consta con certeza y claridad la naturaleza de los hechos económicos que la contabilidad debe reflejar. Cabe destacar que no todos los comprobantes dan origen a registraciones contables (ejemplo: una orden de compra).

Clasificación de comprobantes

• Según su origen.
• Según su contenido.
• Según la actividad que respalda.

Funciones de los comprobantes

• Contable: Es el elemento de entrada al proceso (fuente de datos).
• Legal: Sirve como medio de prueba de los hechos que refleja.
• Control: Permite determinar, asignar y deslindar responsabilidades a las personas que intervinieron en las operaciones que documenta.

Emisión, diseño y contenido

Existen disposiciones legales e impositivas que establecen los requisitos mínimos que deben observar. Por ejemplo, la Ley de Contrato de Trabajo establece los requisitos mínimos que debe contener el recibo de sueldo.

Archivo y conservación

Para que los comprobantes cumplan las funciones mencionadas, deben conservarse sistemáticamente ordenados durante cierto tiempo, para facilitar su consulta por parte del propio ente o por parte de organismos fiscales. El Código de Comercio establece la obligatoriedad de conservar la documentación respaldatoria durante 10 años, contados a partir de su fecha de emisión.