Fundamentos de la Empresa y Gestión Estratégica de Recursos Humanos

1. Concepto y Recursos de la Empresa

La empresa es una organización que combina recursos financieros, tecnológicos y humanos para producir bienes o prestar servicios con el objetivo principal de obtener el máximo beneficio económico para sus promotores.

Recursos de la empresa

Son los medios fundamentales que las entidades emplean para alcanzar sus metas corporativas:

• Recursos financieros: fondos necesarios para poder llevar a cabo la actividad empresarial. Proceden fundamentalmente de los ingresos por comercialización de sus bienes o servicios, aportaciones de capital o financiación ajena.
• Recursos tecnológicos: inversiones en activos tangibles e intangibles necesarias para la operativa, tales como maquinaria, herramientas informáticas, software y elementos de transporte.
• Recursos humanos (RR. HH.): conjunto de personas que prestan sus servicios en la empresa, ya sea de forma directa o indirecta.

Áreas funcionales de la empresa

Para su correcto funcionamiento, las organizaciones se dividen en diferentes departamentos:

• Dirección: encargada de definir los objetivos estratégicos, organizar los recursos disponibles, y supervisar y controlar la actividad corporativa.
• Aprovisionamiento: responsable de obtener del exterior las materias primas y recursos materiales necesarios para el desarrollo de la actividad.
• Producción: orientada a transformar materias primas y elaborar los bienes o servicios que la empresa ofrecerá al mercado.
• Comercial: área dedicada a promocionar, distribuir y comercializar los productos o servicios finales.
• Administración: asume la gestión documental y burocrática, abarcando desde las relaciones con las Administraciones Públicas hasta la atención al cliente.
• Contabilidad: gestiona y registra las cuentas y estados contables conforme a las disposiciones legales vigentes.
• Económica-financiera: búsqueda de recursos financieros, rentabilización de excedentes mediante inversiones óptimas y control de costes para maximizar beneficios.
• Recursos Humanos: desarrolla todas las tareas vinculadas a la gestión, selección y administración del personal laboral.

2. Estructura Organizativa y Organigrama

El organigrama es la representación gráfica de la estructura organizativa de una empresa. Debe caracterizarse por ser claro, conciso y mantenerse continuamente actualizado.

Organización de los Recursos Humanos

Implica analizar los perfiles profesionales de los trabajadores, definir sus puestos, asignar tareas y delimitar los flujos de relación entre ellos.

Estructuras jerárquicas

• Estructura en línea: modelo piramidal basado en la jerarquía directa:
  • Alta dirección: define la estrategia y objetivos globales de la empresa y controla su cumplimiento. Posee subordinados a su cargo.
  • Dirección intermedia: gestiona departamentos específicos conectando sus metas con los objetivos corporativos globales. Cuenta con superiores y subordinados.
  • Base operativa: personal que ejecuta directamente los trabajos técnicos u operativos. Posee mandos superiores pero no subordinados.
• Estructura de apoyo (staff): profesionales o áreas especializadas que asesoran y ofrecen soporte técnico a la dirección (en materia fiscal, laboral, contable o legal), sin integrarse en la línea directa de mando jerárquico.

Modelos de organización interna

• Organización formal: estructura oficial establecida por la entidad, donde se delimitan de forma explícita las funciones, jerarquías y cauces oficiales de comunicación.
• Organización informal: red de relaciones personales y espontáneas surgidas entre compañeros de trabajo, canalizada en muchas ocasiones por líderes naturales. Facilita una circulación ágil de la información, aunque puede favorecer la difusión de rumores.

3. El Departamento de Recursos Humanos

Este departamento se responsabiliza tanto de la gestión como de la administración de la plantilla:

• Gestión de personal: conjunto de funciones enfocadas en maximizar la eficiencia, la motivación, el desarrollo profesional y la aportación de valor añadido del equipo humano.
• Administración de personal: conjunto de tareas burocráticas y de cumplimiento legal necesarias para la operatividad reglamentaria de la relación laboral.

Funciones ligadas a la gestión de personal

1. Función de empleo

Consigue dotar a la empresa de los perfiles idóneos para sus actividades:

• Planificación de personal: previsión del volumen y cualificación de las vacantes requeridas a corto, medio y largo plazo.
• Análisis de puestos de trabajo: definición detallada de responsabilidades, competencias, experiencia y formación requeridas para cada posición.
• Captación y selección: atracción de candidatos mediante convocatorias internas (promoción del personal existente) o externas, seleccionando al candidato idóneo mediante entrevistas y pruebas psicotécnicas o de competencias.
• Plan de acogida: proceso de inducción y orientación inicial para facilitar la adaptación del nuevo empleado a la cultura, normas y métodos de la empresa.
• Evaluación del desempeño: medición sistemática del rendimiento individual y grupal mediante fichas de seguimiento, métricas objetivas y entrevistas de retorno.

2. Función de desarrollo del personal

Promueve la motivación, la cualificación continua y el crecimiento profesional de los trabajadores:

• Formación del personal: actualización de conocimientos y habilidades para mejorar el desempeño y permitir la adaptabilidad al cambio tecnológico y de mercado.
• Política de promoción: diseño de planes de carrera y ascensos profesionales que incentiven el compromiso y la retención del talento.

3. Función de compensación económica

Establece un esquema de retribuciones salariales que cumpla con tres criterios indispensables:

• Equitativo: valorado como justo por los propios empleados en relación a sus funciones y responsabilidades.
• Competitivo: ajustado a los estándares salariales del sector para retener a los mejores profesionales.
• Motivador: vinculado a incentivos que premien la calidad, la productividad y el esfuerzo.

4. Función de relaciones laborales

Asegura el cumplimiento estricto del marco normativo laboral vigente en dos planos:

• Relación individual: atiende los derechos y deberes contractuales de cada trabajador frente a la empresa, así como la gestión de expedientes disciplinarios, sanciones y extinciones de contrato.
• Relación colectiva: canaliza la interlocución con comités de empresa o delegados de personal, negociación colectiva de convenios y resolución de conflictos colectivos (por ejemplo, huelgas).
• Prevención de riesgos laborales (PRL): evaluación técnica de riesgos, adopción de medidas preventivas y formación en seguridad y salud laboral.

5. Función de servicios sociales

Diseño y provisión de beneficios sociales voluntarios para mejorar el clima laboral y la retención de talento cualificado (por ejemplo, ticket comedor, planes de pensiones o guardería corporativa).

Funciones ligadas a la administración de personal

• Gestión documental al inicio de la relación laboral:
  • Seguridad Social: afiliación previa (si el empleado no posee número) y formalización del alta con carácter previo al inicio de la prestación laboral.
  • Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE): comunicación telemática y registro de la copia básica del contrato dentro de los diez días hábiles siguientes a su celebración.
  • Agencia Tributaria: cumplimentación del Modelo 145 para calcular el tipo de retención correspondiente en concepto de IRPF.
• Elaboración del recibo de salarios (nómina): documento acreditativo y justificativo de las retribuciones devengadas (conceptos salariales y no salariales), bases y deducciones por cotización a la Seguridad Social y retenciones a cuenta del IRPF.
• Control de incidencias laborales: registro ordenado de ausencias, bajas por incapacidad temporal, permisos retribuidos, turnos, traslados o vacaciones.
• Régimen disciplinario: tipificación de faltas (leves, graves o muy graves) y aplicación de sanciones conformes al régimen legal y convencional aplicable.
• Obligaciones periódicas con organismos oficiales:
  • Seguridad Social: liquidación e ingreso mensual de las cuotas empresariales y de la aportación de los trabajadores.
  • Agencia Tributaria: liquidación periódica mediante el Modelo 111 (trimestral o mensual) y presentación del resumen anual informativo mediante el Modelo 190.
• Extinción de la relación laboral: formalización ante despidos, fin de contrato o bajas voluntarias:
  • Comunicación formal: entrega de la carta de despido o preaviso reglamentario.
  • Baja en la Seguridad Social: tramitación en los plazos fijados por la normativa.
  • Finiquito: liquidación económica de partes proporcionales adeudadas (vacaciones no disfrutadas, pagas extraordinarias y posibles indemnizaciones).
  • Certificado de empresa: envío telemático al SEPE para el reconocimiento de la prestación por desempleo.
• Atención e información al empleado: asesoramiento continuo sobre nóminas, convenios, permisos o formación a través de canales directos, correo corporativo o plataformas internas.

4. Modelos de Gestión de Recursos Humanos

El enfoque estratégico sobre el capital humano ha evolucionado con el paso del tiempo:

• Modelos tradicionales: orientados a la reducción sistemática de costes y al incremento directo de la producción a corto plazo. No priorizan la motivación ni el bienestar laboral. Los procesos de selección son reactivos y urgentes, la formación corre a cargo del empleado y los costes salariales se limitan al mínimo, generando alta rotación de personal cualificado.
• Modelos actuales: conciben al empleado como el activo estratégico diferencial. Buscan la satisfacción, el compromiso y la conciliación como palancas de productividad. Aplican planificación preventiva de plantillas, planes de carrera, evaluación por competencias, políticas retributivas atractivas y planes continuos de formación.

5. La Comunicación en el Ámbito Empresarial y Laboral

La comunicación posibilita impartir instrucciones operativas, solventar dudas, coordinar equipos y negociar acuerdos entre superiores, iguales, colaboradores externos y clientes.

Clasificación de la comunicación empresarial

• Comunicación interna:
  • Vertical descendente: fluye desde la dirección hacia la base operativa para transmitir directrices, normas y objetivos mediante circulares o comunicados.
  • Vertical ascendente: parte de la base operativa hacia los órganos de dirección con el fin de trasladar propuestas, quejas o inquietudes a través de buzones de sugerencias o encuestas.
  • Horizontal: interacción entre compañeros o mandos del mismo nivel jerárquico para favorecer la coordinación operativa e interdepartamental.
  • Informal: generada espontáneamente al margen de los canales oficiales.
• Comunicación externa:
  • Ambiental: recepción y análisis de datos procedentes del entorno macroeconómico, clientes, competidores o exigencias normativas.
  • Corporativa: mensajes que la entidad proyecta al entorno social, comercial e institucional (imagen corporativa, notas de prensa y publicidad).

Canales de comunicación en Recursos Humanos

• Canales internos: circulares, tablón de anuncios físico o virtual, intranet, correo electrónico, avisos formales y llamadas telefónicas.
• Canales externos: relación con candidatos en procesos selectivos y plataformas telemáticas oficiales de la Administración Pública (SEPE, TGSS y AEAT).

Técnicas de comunicación efectiva

Asertividad (rol de emisor)

Habilidad de defender los derechos, opiniones y necesidades propias de manera clara, firme y respetuosa, sin adoptar posturas pasivas ni conductas agresivas.

• Disco rayado: repetición serena y constante del punto de vista ante la insistencia ajena, sin alterarse ni entrar en discusiones accesorias.
• Banco de niebla: aceptación de una parte de verdad en los argumentos del interlocutor sin renunciar al criterio propio.
• Aserción negativa: reconocimiento natural de un error propio sin adoptar actitudes a la defensiva.
• Asertividad confrontativa: exposición objetiva de la discrepancia existente entre lo acordado previamente y lo ejecutado en la práctica.

Escucha activa (rol de receptor)

Disposición psicológica y física para captar e interpretar el mensaje global del interlocutor con empatía, eliminando distracciones, evitando interrumpir y absteniéndose de emitir juicios anticipados.

Comunicación no verbal

Alineación del lenguaje corporal con el mensaje verbal mediante una postura corporal equilibrada, contacto visual directo pero no intimidatorio, moderación de gestos y control de tics nerviosos.

Comunicación escrita

Redacción clara, concisa, rigurosa en su gramática y ortografía, garantizando una imagen formal y profesional en todo tipo de documento.

6. Control de Personal y Absentismo Laboral

Definición y modalidades de absentismo

El absentismo laboral se define como la ausencia imprevista o deliberada del trabajador de su puesto durante las horas que integran su jornada laboral ordinaria.

• Absentismo justificado: ausencias amparadas por la legislación o el convenio colectivo (bajas médicas por IT, permisos de maternidad o paternidad, licencias por matrimonio o deberes inexcusables), percibiendo la compensación o subsidio estipulado.
• Absentismo injustificado: faltas reiteradas de asistencia o puntualidad no autorizadas ni acreditadas documentalmente. Constituyen faltas sancionables que conllevan deducción salarial y eventual despido disciplinario.
• Absentismo presencial o presentismo: permanencia física en el puesto de trabajo dedicando parte sustancial de la jornada a gestiones o actividades estrictamente personales (consulta de internet, lectura de prensa, etc.).

Causas, consecuencias y gestión preventiva

El absentismo está directamente correlacionado con la calidad de las condiciones de trabajo:

• Entornos laborales favorables: caracterizados por una comunicación fluida, reconocimiento profesional y desarrollo de carrera, disminuyen el absentismo e impulsan la productividad.
• Entornos laborales desfavorables: retribuciones deficientes, excesiva rigidez horaria o conflictividad interna incrementan las bajas y disparan los costes directos e indirectos.

Medidas de control

Registro obligatorio de la jornada diaria laboral (cuya custodia documental debe mantenerse durante un mínimo legal de 4 años):

• Sistemas mecánicos o de control físico: tarjetas magnéticas, llaves RFID o fichas horarias.
• Sistemas biométricos: verificación mediante huella dactilar o reconocimiento facial de alta fiabilidad.

Medidas de prevención

Acciones orientadas a atajar las causas profundas del absentismo laboral:

• Mejora de la comunicación interna: establecimiento de canales fluidos para canalizar problemas o inquietudes de la plantilla.
• Fomento de la motivación: reconocimiento de logros, formación periódica e incentivos por objetivos.
• Optimización del clima laboral: relaciones basadas en el respeto mutuo, equidad retributiva y justicia organizativa.
• Refuerzo de la seguridad laboral: aplicación rigurosa de protocolos preventivos para reducir la siniestralidad y patologías laborales.
• Flexibilidad horaria: implementación de modelos flexibles y medidas que faciliten la conciliación entre la vida personal y profesional.