Fases de la gestión de proyectos: planificación, programación y control

Resumen

El documento describe los conceptos básicos de la gestión de proyectos, distinguiendo entre proyecto, programa y algoritmo. Explica las fases de planificación, programación y control, así como la estructura de una hoja de trabajo con cálculo de tiempos de ocurrencia más tempranos y más tardíos. Al final, el estudiante conocerá el papel de la ruta crítica y de las gráficas de seguimiento.

Puntos clave

Un proyecto específico es un instrumento de planificación que organiza acciones, actividades y recursos para lograr un resultado en un tiempo determinado.
Un programa es una serie de acciones organizadas metódicamente para mejorar la gestión y resolver un problema concreto.
La fase de planificación incluye identificar el cliente, establecer el producto o servicio, fijar objetivos, estimar recursos y tiempo, y establecer el presupuesto.
La fase de programación desarrolla una estructura detallada de actividades, estima su duración, las secuencia y calcula tiempos de inicio y culminación.
La fase de control supervisa tiempo, costo y desempeño, compara lo real con lo planificado y evalúa acciones correctivas.
El tiempo de ocurrencia más temprano se calcula como ET(j) = RT(i) + D(i,j) y el más tardío como LT(j) = LT(i) – D(i,j).

Ponte a prueba

Definiciones Fundamentales

Proyecto en forma general: Todo proyecto de una empresa representa las actividades que realiza el recurso humano de la organización, con un principio claro.

Proyecto en forma específica: Es un instrumento de planificación que expresa de forma sistemática un conjunto de acciones, actividades y recursos que permite, en un tiempo determinado, el logro del resultado específico para el cual fue concebido o ideado.

Programa: Es una serie de acciones organizadas metódicamente, con el fin de mejorar las condiciones de determinada organización y gerencia en la solución de algún problema en específico.

Algoritmo: Conjunto ordenado de operaciones sistemáticas que permite hacer un cálculo y hallar la solución de un tipo de problemas.

Fases de la Gestión de Proyectos

Fases de la Planificación

Identificar el cliente.
Establecer el producto o el servicio a entregar.
Establecer los objetivos del proyecto.
Estimar los recursos totales y el total del tiempo requerido.
Decidir cuál será la forma de organización del proyecto.
Nombrar el personal clave de la gerencia (referencia en columnas 17 y 18 de la hoja de trabajo).
Definir las actividades y tareas que se requieran.
Establecer el presupuesto.

Fases de la Programación

Desarrollar una estructura detallada que desglose las actividades.
Estimar el tiempo requerido para cada actividad.
Dar secuencia a las actividades en el orden apropiado.
Desarrollar y calcular los tiempos de inicio y los tiempos de culminación más temprano y más tardío para cada actividad (columnas 11 a la 14 de la hoja de trabajo).
Desarrollar un presupuesto detallado para cada actividad.

Fases de Control

Supervisar el tiempo, el costo y el desempeño real de las actividades.
Comparar las estadísticas reales con las estadísticas planificadas.
Determinar si se necesitan acciones correctivas.
Evaluar las acciones correctivas alternativas.

Estructura de la Hoja de Trabajo y Ejecución

Primero: Fase de Planificación (incluye cliente, producto, objetivo general, objetivo específico, tiempo y costo expresado en millones de Bs.).

Segundo: Responsables de la Organización (referenciado en la columna 17).

Tercero: Departamento Organizacional (referenciado en la columna 18).

Cuarto: Red de Planificación.

Cálculos de Tiempos

Quinto. Tiempo de ocurrencia más temprano: ET (j) = RT (i) + D (i, j) — Columna 8.

Sexto. Tiempo de ocurrencia más tardío: LT (j) = LT (i) – D (i, j) — Columna 9 (los dos últimos valores deben dar 0 para validar la exactitud del cálculo).

Resultados Finales

Ruta Crítica: Determinación del camino óptimo y actividades determinantes.

Conclusión: Resumen de los hallazgos y resultados del proceso.

Gráficas: Representación visual de actividad, costo y costo de barreras.

Preguntas frecuentes

¿Qué diferencia hay entre proyecto y programa según el documento?

El proyecto es un instrumento de planificación que logra un resultado específico en un tiempo determinado. El programa es una serie de acciones organizadas metódicamente para mejorar la gestión de una organización y resolver un problema específico.

¿Cuáles son las fases de la gestión de proyectos?

Según el documento, las fases son planificación, programación y control. La planificación define el proyecto, la programación detalla actividades y tiempos, y el control supervisa y corrige la ejecución.

¿Cómo se valida la exactitud del cálculo de tiempos en la hoja de trabajo?

Los dos últimos valores de los tiempos calculados deben dar 0. Esto sirve para comprobar que el cálculo de tiempos es correcto.