Fundamentos del presupuesto empresarial: funciones y clasificación de los presupuestos

Concepto de Presupuesto

El presupuesto se define como el conjunto de gastos e ingresos estimados o reales proyectados para un periodo de tiempo determinado. Es un instrumento esencial que permite valorar en términos monetarios los recursos necesarios para hacer frente a necesidades futuras.

Funciones Básicas del Presupuesto en la Empresa

En el ámbito empresarial, el presupuesto cumple dos funciones fundamentales:

• Planificación: La elaboración de un presupuesto relaciona de manera coherente los objetivos, los recursos disponibles y el horizonte temporal.
• Control: Permite comparar el resultado esperado con el resultado final conseguido y tomar las medidas oportunas si ambos resultados no coinciden.

Características de la Presupuestación según el Tipo de Organización

Aunque el presupuesto es una herramienta adaptable, su aplicación varía según el contexto:

• La Empresa Privada: El presupuesto es decidido por la propia entidad y se puede elaborar a medida, adaptándose a sus necesidades específicas.
• Gobiernos o Administraciones Públicas: Los presupuestos son generalmente más difíciles de negociar y cambiar debido a su naturaleza política y regulatoria.
• Economías Domésticas: Suelen ser más estables, ya que los ingresos de las familias son más o menos fijos. Los gastos recurrentes (como comida, luz y agua) son predecibles.

Justificación y Necesidad de la Presupuestación Empresarial

La necesidad de realizar presupuestos en una empresa está plenamente justificada, ya que permite:

1. Organizar las actividades anuales que llevará a cabo la empresa.
2. Coordinar cada uno de los departamentos implicados en alguna partida presupuestaria.
3. Comunicar a todos los miembros de la empresa los objetivos que se persiguen, tanto a largo como a corto plazo.
4. Implicar de forma activa a todos los departamentos en la consecución de los objetivos.
5. Controlar y evaluar el resultado, permitiendo averiguar qué partidas se han desviado del objetivo propuesto.

Características Esenciales de un Presupuesto Efectivo

Todo presupuesto debe ajustarse a las siguientes características básicas:

Precisión, Realismo, Prioridad, Equilibrio, Flexibilidad y Unidad.

Clasificación de los Presupuestos

2.1. En función de su contenido

• Presupuesto Operativo o de Explotación: Hace referencia a las operaciones del día a día de la empresa.
• Presupuesto Financiero: Hace referencia a las operaciones a largo plazo de la empresa.

2.2. En función del periodo de tiempo que abarcan

Según el periodo de tiempo que cubren, los presupuestos pueden ser a corto o a largo plazo:

• Presupuestos a Corto Plazo: Son aquellos que cubren un periodo de tiempo inferior al año.
• Presupuestos a Largo Plazo: Son los que cubren un periodo de tiempo superior al año.

2.3. En función del tipo de organización a la que se aplican

• Presupuestos Privados: Se realizan para empresas privadas. Su estructura está determinada por los gastos e ingresos de la empresa para un periodo concreto.
• Presupuestos Públicos: Son aquellos que se realizan para el sector público. Se utiliza un tipo de presupuesto llamado por programas.

En España, el presupuesto público se denomina Presupuestos Generales del Estado (PGE).

2.4. En función de la rigidez en sus ajustes

En función de la rigidez en sus ajustes, encontramos dos tipos de presupuestos:

• Presupuestos Fijos o Rígidos: Los utilizan empresas con gran estabilidad en sus ingresos y gastos. Presentan mayores dificultades para realizar modificaciones en sus límites presupuestarios. Se fijan para un determinado volumen de actividad.
• Presupuestos Flexibles: Se elaboran para distintos niveles de actividad. Buscan anticipar los cambios para ajustarse a ellos si el volumen de actividad varía. Son dinámicos, aunque suelen ser más complicados y costosos de elaborar.

2.5. En función de los datos de referencia

• Presupuestos Base Cero (PBC): Se realizan cada periodo sin tener en cuenta los datos de los periodos anteriores. Parten de cero cada año, calculando los gastos y los ingresos de nuevo. Su objetivo principal es reducir gastos sin afectar a las actividades principales de la empresa.
• Presupuestos Modificados: Parten de los datos del ejercicio anterior como base para la proyección.