Gestión de Compras y Relaciones Comerciales con Proveedores

Elementos Básicos de las Relaciones Comerciales

• Solicitud de Oferta: Intención de establecer relaciones comerciales y pedir información.
• Respuesta del Proveedor: Análisis de viabilidad y capacidad financiera.
• Contrato: Objeto contractual, fecha, lugar, transporte, forma de entrega y pago, condiciones de calidad, dimensiones y embalaje, entre otros.
• Hoja de Pedido: Relaciones a medio plazo, condiciones para todos los pedidos.
• Servicio de Atención al Cliente: Para dudas, reclamaciones, etc.

Software de Gestión de Proveedores

• Nextar: Gratis, gestión de inventario, deudas de clientes, ventas y flujo de caja, presupuestos, etc.
• Fullstep: Gestión online, analiza proveedores, canales de comunicación, etc.
• GotelGest: Pago, personalizable. Servicio de asistencia técnica, contabilidad, preventa, producción, gestión de calidad e inventario.
• Ariba: Gestión de información, ciclo productivo, rendimiento y riesgos de proveedores.

Elementos de la Negociación

• Alternativas: Precio, transporte, condiciones de pago, exclusividad.
• Tiempo y Comunicación
• Límites de Negociación
• Intereses Ocultos

Etapas del Proceso de Negociación

1. Estudio de la oferta
2. Detección de información del proveedor
3. Preparación de la negociación
4. Reunión de negociación
5. Desarrollo de la estrategia
6. Redacción del informe de negociación
7. Acuerdo

Fases del Acuerdo

• Inicio: Recepción de miembros, crear un buen ambiente.
• Conocimiento: Negociación, exposición de posiciones y objetivos.
• Negociación: Contraofertas, condiciones, evitar actitudes inflexibles, con el fin de alcanzar un acuerdo general.
• Cierre: Construir ambiente para futuras negociaciones, cordialmente.

Estrategias y Actitudes

• Gana-Gana: Buenas relaciones, términos objetivos para ambos.
• Gana-Pierde: Una parte con postura dominante impone sus objetivos perjudicando a la otra.
• Según el número de proveedores:
  • Muchos: Entorno competitivo, sinceridad, grandes cantidades.
  • Pocos: Exclusividad y relaciones duraderas, casi Just in Time.

Tipos de Proveedores

• Según la naturaleza de los recursos suministrados: De bienes, de servicios, de capital.
• Según características y relación con el cliente: Habituales, de confianza, especializados.

Gestión de Compras y Aprovisionamiento

(Concepto, funciones y objetivos)

• Compras (C): Búsqueda, selección y evaluación de proveedores para asegurar calidad y condiciones de productos; analizar tendencias de mercado, mantener relaciones eficaces, estudiar envíos, soluciones para mejorar costes; buscar proveedores competitivos, calidad, condiciones y contratos.
• Aprovisionamiento (A): Planificación y gestión de compras, almacenaje y optimización de flujos; adquirir materiales, gestión de almacenaje, control de inventario; calcular necesidades, minimizar inversión, sistema de información eficiente.

El Mercado de Proveedores

• Rutinarios: Bajo impacto económico, escaso riesgo.
• Cuello de botella: Estrategia: garantizar el suministro.
• Palancas: Alto impacto, manejar alternativas para mejores precios.
• Estratégicos: Cruciales, elevada complejidad. Planificación con detalle.

Búsqueda de Proveedores

(Círculo de proceso)

1. Recepción de consultas de proveedores
2. Inscripción de proveedores en base de datos
3. Evaluación y aprobación de proveedores
4. Prestación de servicios
5. Evaluación de proveedores tras el servicio
6. Reapertura de proveedores

Criterios de Proveedores

• Selección: Cercanía, flexibilidad, automatización.
• Evaluación: Tanto parcial como global, criterios para evaluar la evolución.