Gestión Documental en el Proceso de Compras y Aprovisionamiento

Sesión 4: Documentación en el Proceso de Compra

Ficha de especificaciones técnicas de productos

Se utilizan para detallar las características técnicas de los productos. El objetivo principal es encontrar en el mercado el producto más parecido posible a las necesidades detectadas. Estas fichas deben ser descriptivas, precisas, claras y completas.

Hoja de solicitud de pedido

Se trata de un documento interno para que los departamentos usuarios de materias primas especifiquen sus necesidades al responsable de compras. En este documento deben aparecer, de forma detallada, las materias primas requeridas tanto en cantidad como en formato.

Hoja de pedido

Se envía al proveedor como justificante de la petición, pudiéndose tramitar de las siguientes formas:

• Directamente, acudiendo al comercio o mercado.
• A través de medios telemáticos como teléfono o correo electrónico.
• Mediante los proveedores que visitan periódicamente la empresa.

Ficha de registro de pedidos

Una vez realizado el pedido y enviado al proveedor, se realiza un seguimiento exhaustivo a través de esta ficha:

• Se anota si se cumple con lo pactado (calidad, plazos de entrega, cantidad, etc.).
• Sirve para identificar si hay errores en el proceso y comunicarlos oportunamente.

Albarán

Es el documento de comprobación del suministro recibido que confecciona el proveedor y se entrega junto a la mercancía. Al recibir el pedido, se utiliza para verificar si los datos de cantidad y calidad solicitados son correctos.

Consta habitualmente de varias copias de distintos colores:

• Una copia para el proveedor.
• Dos copias para el comprador (una de las cuales se devuelve firmada y sellada).

Libro de registro de entrada de mercancías

En este libro se registran todas las entradas de los productos de los diferentes proveedores por estricto orden de llegada. Toda la información relevante del suministro debe aparecer reflejada en dicho registro.

Factura

Representa el último documento del proceso de compras y es el que acredita legalmente la operación efectuada.

• La elabora el proveedor basándose en la hoja de pedido enviada y en el albarán.
• Se recibe con posterioridad a la compra (normalmente de forma mensual) y debe cotejarse siempre con los albaranes correspondientes.

Vale de pedido

Es un documento interno fundamental para llevar la gestión de existencias, controlando tanto lo que entra como lo que sale del economato. Además, aporta información valiosa sobre los consumos realizados por cada departamento.