Gestión Eficaz de Presupuestos y Pedidos Comerciales

Presupuestos

El presupuesto es el documento que utiliza el vendedor para plasmar una oferta detallada a un posible comprador. Este documento adquiere un carácter vinculante en el momento en que el comprador lo acepta.

Datos necesarios en un presupuesto

• Identificación del vendedor y comprador: nombre, domicilio y NIF.
• Fecha de emisión y periodo de validez del presupuesto.
• Descripción y precio de las mercancías.
• Condiciones: forma de pago, descuentos y plazo de entrega.

La aceptación del presupuesto se puede realizar mediante la firma o la expresión «acepto». El comprador debe quedarse siempre con una copia del mismo. Cuando las relaciones comerciales son repetitivas, se aclaran las condiciones inicialmente y, posteriormente, las partes solo se ponen de acuerdo en la cantidad y el precio.

Los presupuestos de obras y servicios

Estos son documentos creados por el oferente del servicio en los que es necesario detallar minuciosamente la descripción de la operación y las condiciones específicas de la misma.

Consideraciones importantes

• Entrega previa: El prestador entregará el presupuesto antes de la realización de la obra o servicio, excepto en caso de renuncia expresa al mismo. La aceptación de este documento equivale a la existencia de un contrato.
• Gastos de desplazamiento: Solo se pueden cobrar una vez.
• Averías o defectos ocultos: Deben ser puestos en conocimiento del cliente de forma inmediata.
• Pago del presupuesto no aceptado: Cuando el cliente no acepta la propuesta, el profesional puede solicitar el pago por la elaboración técnica del presupuesto.

El pedido

El pedido es la solicitud que realiza una empresa o profesional a un proveedor para que le suministre determinadas mercancías o servicios. El pedido obliga al comprador, pero no vincula al vendedor hasta que este último lo acepta.

Desde el momento en que se formaliza, el pedido adquiere un carácter contractual, y su incumplimiento conlleva las mismas obligaciones y consecuencias legales que un contrato de compraventa.

Formalización de los pedidos

Existen diversos canales para formalizar una orden de compra:

• Correo electrónico, página web o fax: Destacan por su inmediatez y por dejar constancia escrita de las condiciones de la operación.
• Correo ordinario: Es un medio muy formal, pero carece de inmediatez.
• Nota de pedido: Se trata de un impreso específico que contiene todos los datos detallados del pedido.
• Verbalmente: Ofrece inmediatez, pero no es un método fiable, ya que puede dar lugar a diferentes interpretaciones. Se recomienda siempre confirmarlos de forma escrita.
• Mediante agente o representante comercial: El agente visita al cliente y, si este acepta, se cumplimenta el pedido. Se firma el original y ambas partes conservan una copia.

Clases de pedidos

Dependiendo de la firmeza del acuerdo, podemos distinguir entre:

Pedido en firme

Se produce cuando el comprador y el vendedor están de acuerdo, ya sea por la existencia de un presupuesto previo o porque se ha negociado un contrato. El documento que se formaliza es un pedido o una nota de pedido.

Pedido condicional

Ocurre cuando el comprador expone unas condiciones específicas al vendedor. Si el vendedor acepta dichas condiciones solicitadas, el documento pasa a considerarse un pedido en firme. El documento utilizado en esta fase se denomina pedido condicional o propuesta de pedido.