Gestión de Existencias y Control de Almacén: Conceptos y Procedimientos

1. Clasificación de las existencias

• Mercaderías
• Elementos y conjuntos incorporables
• Materiales diversos
• Combustibles
• Subproductos

Las existencias son todos los bienes que una empresa almacena para utilizarlos en su actividad económica. Su clasificación depende del tipo de empresa:

Empresas de producción (industriales)

Transforman materias primas en productos finales:

• Materias primas: recursos básicos que se utilizan para fabricar (ej. madera, acero).
• Productos en curso: están en proceso de fabricación, pero no están terminados.
• Productos terminados: ya han pasado todo el proceso y están listos para venderse.

Empresas comerciales

No transforman los productos, solo los compran y venden:

• Mercancías: productos adquiridos para su reventa (ropa, alimentos, electrónica).

Empresas de servicios

No venden productos físicos, pero necesitan materiales:

• Materiales auxiliares: necesarios para prestar el servicio (papel, productos de limpieza, etc.).

2. Envases y embalajes

Los envases y embalajes son elementos fundamentales en la logística, almacenamiento y comercialización de productos. Su función principal es:

• Proteger el producto
• Facilitar su transporte
• Mejorar su presentación y venta

2.1 El envase

El envase es el recipiente que está en contacto directo con el producto. Sus funciones son la protección, conservación, información y comercialización.

2.2 Tipos de envases

1. Envase primario: contiene directamente el producto (ej. botella de agua, lata de refresco). Es el más importante para la conservación.
2. Envase secundario: agrupa varios envases primarios (ej. caja de cartón con varias botellas). Facilita el almacenamiento y la venta en conjunto.
3. Envase terciario: se utiliza para el transporte de grandes cantidades (ej. palets, contenedores). No está en contacto directo con el producto.

2.3 Clasificación de los envases (según material)

• Plástico: ligeros y resistentes (botellas, bolsas).
• Metálicos: alta resistencia y buena conservación (latas).
• Vidrio: conservan muy bien el producto y son reutilizables.
• Cartón o papel: económicos y reciclables (cajas).

2.4 El embalaje

El embalaje es el conjunto de materiales que sirven para proteger, agrupar y transportar productos. Sus funciones incluyen la protección durante el transporte, facilitar la manipulación y reducir riesgos como golpes o humedad.

2.5 Tipos de embalaje

• Embalaje primario: coincide con el envase en algunos casos.
• Embalaje secundario: agrupa productos para facilitar su distribución (ej. cajas de cartón).
• Embalaje terciario: se usa para transporte y logística (palets, contenedores, film plástico).

2.6 Clasificación del embalaje (según uso)

• Embalaje de transporte: diseñado para largas distancias.
• Embalaje de almacenamiento: facilita la organización en el almacén.
• Embalaje de venta: presenta el producto al consumidor.

2.7 Características de un buen envase y embalaje

Debe ser: ✔️ Resistente, ✔️ Ligero, ✔️ Económico, ✔️ Fácil de manipular y ✔️ Reciclable.

3. Procedimientos administrativos del almacén

Son las operaciones que garantizan el correcto flujo de mercancías:

• Recepción: llegada de mercancías, comprobación de cantidad, calidad y estado frente al albarán.
• Almacenamiento: ubicación de productos según tipo, rotación y seguridad.
• Distribución interna: movimiento de mercancías entre departamentos.
• Expedición: preparación y envío de pedidos (incluye picking, embalaje y documentación).

4. Precio de coste unitario

Es el coste real de cada unidad, incluyendo precio de compra, transporte, seguros, impuestos no recuperables y gastos de aduana o carga.

5. Métodos de control de existencias

• FIFO (First In, First Out): salen primero los productos más antiguos. Ideal para perecederos.
• PMP (Precio Medio Ponderado): se calcula un precio medio de todas las existencias, simplificando la gestión.

6. Niveles de stock

Los niveles de stock permiten controlar las existencias y optimizar costes.

• Stock mínimo (de seguridad): cantidad mínima para evitar la rotura de stock ante imprevistos.
• Stock máximo: límite superior para evitar costes excesivos de almacenamiento y deterioro.
• Stock óptimo: equilibrio ideal entre costes de almacenamiento y nivel de servicio.
• Punto de pedido: nivel de existencias en el que se debe realizar un nuevo pedido (Consumo diario × Plazo de entrega).

7. Procedimiento de pedidos a proveedores

El proceso sigue estos pasos: 1. Detección de necesidad, 2. Solicitud de compra, 3. Aprobación interna, 4. Emisión del pedido, 5. Recepción de mercancía.

8. Inventarios periódicos

El inventario es el recuento y control de existencias. Es vital para el control real, la prevención de pérdidas, la mejora de la gestión y el cumplimiento contable. Se divide en:

• Inventario periódico: realizado en momentos concretos.
• Inventario permanente: control continuo mediante sistemas informáticos.

Caso práctico

Para una empresa con consumo diario de 20 unidades, plazo de entrega de 5 días y stock de seguridad de 30 unidades:

• Punto de pedido: (20 × 5) + 30 = 130 unidades.
• Gestión de incidencias: Ante mercancía defectuosa o faltante, se debe registrar la incidencia, reclamar al proveedor y ajustar el stock real en el sistema.