Tipos de fichas documentales y clasificación de la información

Resumen

El texto explica los tres tipos de fichas documentales (de localización, de trabajo y de resumen) y su función en el estudio y la investigación. Además, describe cómo se clasifica la información en una organización según su nivel de acceso: confidencial, restringida, de uso interno y de todo público.

Puntos clave

La ficha de localización anota solo los datos bibliográficos de un libro o artículo que puede ser útil para la investigación.
La ficha de trabajo documenta información de un trabajo de investigación, exposición o proyecto, resumiendo datos relevantes y fuentes utilizadas.
La ficha de resumen recoge las ideas principales de un tema de forma textual, evitando volver a leer todo el escrito.
La clasificación de la información es una regla indispensable en toda organización para gestionar y proteger los datos.
Existen cuatro criterios de acceso: confidencial, restringida, uso interno y todo público.

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Tipos de Fichas Documentales

Ficha de localización

Es una ficha pequeña, destinada a anotar meramente los datos de un libro o artículo. Estas fichas se realizan para todos los libros o artículos que eventualmente pueden ser útiles para nuestra investigación.

Ficha de trabajo

Es un documento físico o informático usado para documentar información en un trabajo de investigación, exposición oral o en un proyecto. Las fichas de trabajo sirven para resumir o compilar información relevante de un proyecto, especialmente los datos o las fuentes utilizadas.

Ficha de resumen

Es utilizada para facilitar el estudio de un tema, ya que contiene los aspectos más importantes. La función de este tipo de ficha es evitar la pérdida de tiempo al leer todo un escrito de nuevo. En ella se escriben las ideas principales de manera textual, evitando cambiar las palabras del autor.

Clasificación de la Información

La clasificación de la información se presenta como una regla indispensable a seguir en toda organización, con el fin de que la misma pueda ser gestionada de forma correcta y así resguardar todo tipo de dato que represente utilidad.

La información suele clasificarse acorde a cuatro criterios de acceso:

Confidencial: Es aquel cúmulo de datos que presenta un contenido generalizado, pero que solo puede estar a la vista de los altos ejecutivos. Por lo general, son catalogados como confidenciales todos los datos del departamento de recursos humanos, ya que contempla todas las nociones sobre los empleados.
Restringida: Es la información que reside solo en el área de gerencia y se considera como datos estratégicos. Se resume al cúmulo de actividades que una empresa lleva a cabo, como las cifras de ingresos financieros, evaluaciones de desempeño y egresos.
Uso interno: Es la información que se dispone en cada uno de los departamentos y que es del conocimiento exclusivo del personal que labora en ellos.
Todo público: Una vez que se realiza la depuración de los datos y se les clasifica por su importancia y nivel de protección, quedan datos que pueden ser expuestos a todo el personal.

Preguntas frecuentes

¿Para qué sirve una ficha de resumen?

Sirve para facilitar el estudio de un tema, ya que contiene los aspectos más importantes y evita tener que releer todo el escrito. Sus ideas principales se escriben de manera textual, sin cambiar las palabras del autor.

¿Qué información se considera confidencial en una empresa?

Por lo general, son confidenciales los datos del departamento de recursos humanos, pues contemplan todas las nociones sobre los empleados. Solo pueden estar a la vista de los altos ejecutivos.

¿Qué diferencia hay entre información restringida y de uso interno?

La información restringida reside solo en el área de gerencia y se considera estratégica, como los ingresos financieros o las evaluaciones de desempeño. La de uso interno es conocida exclusivamente por el personal de cada departamento.