Gestión del Proceso de Compra: Documentación y Ciclo Comercial

Proceso de Compra

El proceso de compra se gestiona a través de proveedores y comprende las siguientes etapas:

• Búsqueda de proveedores.
• Evaluación y selección.
• Homologación de proveedores.

Documentos de Compraventa

El Pedido

Es la petición formal de compra realizada por una empresa para reponer existencias en el almacén. Puede formalizarse mediante teléfono, fax, correo electrónico, nota de pedido o propuesta de pedido.

Datos esenciales del pedido:

• Membrete: Identificación de la empresa (nombre, NIF, localidad, código postal y teléfono).
• Fecha: Día, mes y año de emisión.
• Nº de pedido: Identificador único.
• Referencia: Códigos alfanuméricos de identificación.
• Destinatario: Datos de la empresa receptora.
• Dirección de envío: Lugar de entrega.
• Plazo de entrega: Fecha prevista de recepción.
• Forma de transporte: Medio logístico utilizado.
• Portes: Gastos de transporte (debidos si paga el comprador, pagados si paga el vendedor).
• Condiciones de pago: Acordadas por ambas partes.
• Descripción de mercancía: Referencia, unidades, descripción y precio unitario.
• Firma: Persona cualificada y sello de la empresa.

Nota: Se requiere un mínimo de un original y una copia.

Albarán

Documento que justifica la salida y recepción de la mercancía acordada.

Distribución de copias:

• Vendedor.
• Transportista.
• Comprador.
• Copia firmada por el comprador (asegura la conformidad de la mercancía).

Tipos de albarán:

• Valorados: Incluyen descripción y precios (se usan para facturación por periodos).
• Sin valorar: Solo incluyen descripción y cantidad de productos.

Datos del albarán:

1. Membrete.
2. Fecha.
3. Nº de albarán.
4. Nº de pedido.
5. Destinatario.
6. Nº de cliente.
7. Medio de transporte.
8. Lugar de entrega.
9. Descripción de la mercancía.
10. Fecha de entrega.
11. Firma.

Factura

Existen dos tipos principales: factura ordinaria y factura simplificada (que sustituyen a los antiguos tickets).

Requisitos legales:

• Número y serie.
• Nombre, apellidos y NIF.
• Descripción de la operación.
• Tipo de IVA o cuota.
• Lugar y fecha de emisión.

La factura simplificada es obligatoria cuando el importe no excede los 400 € (IVA incluido), al emitir una factura rectificativa o cuando el importe no supera los 3.000 €. Se deben conservar durante 4 años.

Conceptos a calcular:

• Importe bruto.
• Descuentos (comercial, por volumen o rappels, y por pronto pago).