Flujo administrativo de stock: pedido, albarán y documentación en la cadena de suministro

Flujo Administrativo de Stock con Proveedores

En el proceso de fabricación propia y entrega al cliente, se genera un flujo administrativo que involucra diversos documentos. Al finalizar la producción, se emite un parte de fabricación (Albarán) que acompaña al producto terminado. Este albarán, junto con la factura, se entrega al cliente, ya sea en el almacén de zona, punto de venta o directamente al cliente final.

Flujo Material y Flujo Administrativo

Es importante distinguir entre el flujo material del producto y el flujo administrativo que lo acompaña.

• Flujo Material: Representa el movimiento físico del producto desde la fabricación hasta el cliente.
• Flujo Administrativo (ADM): Comprende la gestión documental del proceso. Se utilizan documentos de ámbito externo, como pedidos, albaranes y facturas, y de ámbito interno, como registros de entrada, hojas de solicitud, partes de seguridad y fichas de control.

Transmisión Electrónica de Datos (EDI)

La EDI (Electronic Data Interchange) es una aplicación de software que agiliza el flujo administrativo al permitir el envío y recepción de documentos comerciales entre empresas a través de internet. Sus principales ventajas son:

• Rapidez: Reduce significativamente los tiempos de envío y recepción de documentos.
• Reducción de Errores: Minimiza los errores humanos asociados al procesamiento manual de documentos.
• Seguridad: Evita la pérdida de documentos y garantiza la integridad de la información.

Solicitud de Mercancías

El Pedido

El pedido es el documento emitido por el comprador para solicitar mercancías a su proveedor. Puede enviarse por correo postal, fax o EDI, pero siempre debe constar por escrito.

Clases de Pedidos

Existen diferentes tipos de pedidos según su forma y objetivo:

• Compromiso de Compra: Representa un compromiso firme de compra por parte del cliente.
• Convencional: Es un pedido sujeto a confirmación por parte del proveedor.
• Programado: Se establecen entregas regulares de mercancía en fechas predefinidas.
• Cantidad Total Anual: Se acuerda la compra de una cantidad total de mercancía a lo largo de un año.
• Extra: Se realiza un pedido adicional a los habituales debido a un aumento de la demanda.

Requisitos del Pedido

Un pedido debe contener la siguiente información:

• Datos del comprador y vendedor
• Número de orden
• Fecha de expedición
• Referencias del producto
• Fecha y lugar de entrega
• Descripción de los artículos y precio
• Condiciones de compra
• Firma del comprador

Registro de Pedidos

Es esencial llevar un registro de pedidos para realizar un seguimiento preciso desde su emisión hasta la recepción de la mercancía. La hoja de solicitud se utiliza para solicitar productos entre departamentos de la misma empresa o entre diferentes centros de trabajo. Esta hoja acompaña a la mercancía como justificante de su entrada.

El Albarán

El albarán es un documento emitido por el vendedor que se envía al comprador junto con la mercancía. Sirve como justificante de la entrega y debe incluir la siguiente información:

• Datos del comprador y vendedor
• Número de documento
• Fecha de expedición
• Referencia del pedido
• Forma de envío
• Descripción detallada de la mercancía
• Observaciones

El albarán valorado, además de la información anterior, incluye el precio de los productos y puede sustituir a la factura en algunos casos.

Ejemplares del Albarán

Se emiten tres ejemplares del albarán:

• Original: Para el comprador.
• Copia para el Vendedor: Se archiva como comprobante de la entrega.
• Copia para Devolución: Se envía junto al original y el comprador la devuelve firmada, con o sin su conformidad, al vendedor.

Packing List

El Packing List es un documento que detalla la relación de mercancías que se exportan. Es fundamental para los trámites aduaneros.

Comprobación del Albarán

Al recibir la mercancía, es crucial comprobar la siguiente información del albarán:

• Que corresponda con el pedido solicitado.
• Que el pedido esté completo.
• Que no haya mercancías dañadas.

Control Cuantitativo y Cualitativo

• Control Cuantitativo: Verificar que la cantidad recibida coincida con la del albarán y el pedido. Se registra como "conforme" o "no conforme" en la hoja de recepción.
• Control Cualitativo: Comprobar el estado de la mercancía y que cumpla con las especificaciones del pedido. Se registra como "conforme" o "no conforme" en el libro de registro de pedidos.

Acondicionamiento de las Mercancías

En caso de que las mercancías lleguen en unidades no compatibles con el sistema de almacenamiento, será necesario reacondicionarlas.

Almacenaje

La ubicación de los productos en el almacén debe considerar:

• Dificultad de Manipulación: Los productos más difíciles de manipular se almacenan cerca de la zona de preparación de pedidos.
• Rotación: Los productos con mayor rotación se ubican cerca de la zona de preparación de pedidos para agilizar su salida.

Tipos de Palets

• Palet Universal: 1200 x 1000 mm
• Europalet: 800 x 1200 mm

Devoluciones

Las devoluciones de mercancía se pueden producir por las siguientes razones:

• El producto no ha llegado en las condiciones solicitadas.
• Se reciben artículos no solicitados.
• Se reciben artículos fuera de plazo.

Trazabilidad en la Cadena de Suministro

La trazabilidad permite conocer la ubicación y trayectoria de un producto desde su origen hasta su destino final. Para una trazabilidad efectiva, es fundamental la colaboración de todos los agentes de la cadena de suministro. Conocer la trazabilidad de un producto equivale a conocer su historial completo.

En resumen, el flujo administrativo de stock es un proceso fundamental en la gestión de la cadena de suministro. La correcta gestión de los documentos, la utilización de herramientas como el EDI y la atención a la trazabilidad son claves para optimizar este proceso y garantizar la satisfacción del cliente.