Cómo ofrecer feedback eficaz: guía práctica de gestión de proyectos
Cómo ofrecer feedback eficaz
El feedback consiste en comunicar el efecto que el comportamiento de una persona tiene sobre los demás. Contribuye al éxito del proyecto, sirve para mantener una buena ejecución y para corregir lo incorrecto.
Ciclo: intenciones → acciones → resultados → feedback → intenciones.
Importante: trate solamente lo que puede observarse. Limítese a las acciones y los resultados; no puede verse las intenciones de los demás.
Feedback positivo (+)
Describa las acciones y respuestas de manera directa e incluya frases como: "Muchas gracias por su cooperación".
Feedback negativo (−)
Describa las acciones y respuestas observadas. Luego:
- Pregunte la intención si era la que usted quería y, si dice que no, qué otras acciones producirían los resultados deseados.
- Discuta distintos cursos de acción.
- Acuerde la forma de hacerle frente a situaciones similares si volvieran a ocurrir en el futuro.
Comunicación bien clara: haga que su interlocutor repita el feedback con otras palabras, para saber si es lo que usted tiene en mente.
Contratación de material, suministros y servicios
Es un proceso importante que puede llevar hasta el 20 % del tiempo. La negociación al contratarlos llega a ser una manera de solucionar las diferencias y puede contribuir al éxito del proyecto.
Negociación
Es una discusión entre dos personas con el fin de llegar a un acuerdo sobre los asuntos que las separan. Ninguna de las partes desea usar el poder para forzar el resultado.
Pautas para seguir una negociación efectiva
- Prepárese.
- Reduzca las diferencias entre ideas.
- Escuche.
- Sea creativo.
- Tome nota.
- Ayude a la otra parte.
- Haga intercambios.
- Discúlpese a tiempo.
- Evite ultimátums.
- Fije plazos realistas.
Solucionar diferencias
La mejor solución para uno no es la misma para otro. Es importante el administrador, mi manera, su manera y nuestra manera.
Estrategias para solucionar diferencias
- Demandando.
- Solucionando problemas.
- Pactando.
- Cediendo.
Término del proyecto
El objetivo del administrador es obtener la aceptación del cliente del resultado obtenido. Llegado ese día, hay cosas que hacer:
- Escribir manuales de operación.
- Adiestrar al personal.
- Reasignar personal.
- Disponer de equipos y materiales sobrantes.
- Evaluar la experiencia.
- Completar la auditoría final.
- Escribir el informe y efectuar la revisión del proyecto.
Lista de comprobación de la conclusión del proyecto
- Definir el proyecto.
- Elegir la estrategia.
- Desarrollar las especificaciones.
- Desarrollar el calendario de trabajo.
- Desarrollar el presupuesto.
- Organizar el grupo de proyecto.
- Asignar deberes y responsabilidades.
- Supervisar el progreso.
- Tomar acción correctiva.
- Probar el resultado final.
- Entregar el resultado al cliente.
- Escribir el manual de operaciones.
- Adiestrar al personal.
- Reasignar el personal del proyecto.
- Disponer de equipo y materiales.
- Evaluar la ejecución del proyecto.
Las 4 fases de la administración de proyectos
- Fase 1: Definición. Determinar objetivos y escoger la estrategia.
- Fase 2: Planeación. Escribir especificaciones, desarrollar el calendario y el presupuesto.
- Fase 3: Puesta en práctica. Supervisar la ejecución y tomar acciones correctivas.
- Fase 4: Conclusión. Entregar el resultado, terminar detalles administrativos y evaluar la experiencia.
Planeación
La planeación es una parte esencial de la administración: sin plan, hay fracaso. El plan es como un mapa que muestra a dónde ir; establece los cimientos para determinar la organización, la dirección y el control. Consiste en la disposición sistemática de tareas para el logro de un objetivo: establece lo que se necesita lograr, cómo debe lograrse, la determinación de los objetivos y la elección del curso de acción para alcanzarlos, y la elaboración de un esquema detallado para el futuro.
Principios de la planeación
- Factibilidad: debe poder hacerse realidad.
- Cuantificación: a más técnica, más cuantificación (tiempo, estándares).
- Objetividad: debe descansar en hechos reales, estadísticas y la situación del mercado.
- Flexibilidad: los planes precisos tienen margen de error y necesitan modificaciones.
- Unidad y equilibrio: todos los planes deben integrarse a un plan general y ser consistentes en sus propósitos.
- Precisión: los planes deben elaborarse sobre bases exactas y concretas.
Cambio de estrategias: se extiende a la relación con el tiempo. Cuando sea necesario, rehágalo completamente, sin abandonar los propósitos; modifique el curso de acción.
Etapas de la planeación
- Propósitos: fin esencial o directrices que definen la razón de ser, la naturaleza y las características de un grupo social. Son la pauta para diseñar un plan estratégico y la base de la formulación del plan.
- Según su carácter: básicos o trascendentales (fundamento de los demás elementos), genéricos o cualitativos (no se expresan en términos numéricos) y permanentes (vigentes durante el periodo de vida de la organización).
- Objetivos: implican la idea de algo hacia lo cual se lanzan acciones. Son la razón de ser de la empresa y el punto de partida del plan. Un objetivo es un fin a alcanzar, establecido de forma cuantitativa en un tiempo específico.