Proceso de toma de decisiones: pasos clave para decidir con éxito

Proceso de toma de decisiones paso a paso

Paso 0. Percibir la realidad:

Darse cuenta de que existe una situación que requiere atención y anticipar posibles problemas futuros.

Paso 1. Definir el problema:

Describir con precisión qué ocurre, cuándo se detectó, quién está implicado y qué consecuencias tendría no actuar, ya que una mala definición puede llevar a resolver algo distinto de lo importante.

Paso 2. Fijar los objetivos:

Establecer qué resultado queremos conseguir mediante objetivos específicos, medibles, alcanzables, relevantes y vinculados a un plazo, que pueden ser principales, secundarios u opcionales.

Ejemplo: reducir un 15 % los gastos de funcionamiento el próximo año sin reducir la plantilla ni el volumen de trabajo.

Paso 3. Identificar los condicionantes:

Determinar los límites que deben respetar las alternativas, como:

• El presupuesto.
• La legislación.
• Los convenios laborales.
• El tiempo disponible.
• La capacidad operativa.
• La cultura o los valores de la organización.

Paso 4. Describir y evaluar las alternativas:

Elaborar una lista de opciones y analizar sus ventajas, inconvenientes y viabilidad técnica, social y económica.

Paso 5. Obtener y analizar información:

Recopilar información de calidad, que debe ser relevante. Tener más datos no siempre significa decidir mejor, ya que analizar indefinidamente puede provocar la parálisis por análisis y retrasar la decisión.

Paso 6. Analizar riesgos y elegir:

Identificar qué podría salir mal y valorar la probabilidad de cada riesgo, multiplicándola por la gravedad para calcular su importancia:

Importancia del riesgo = probabilidad × gravedad

Después, comparar las alternativas teniendo en cuenta los criterios, las restricciones, las ventajas, los inconvenientes y el coste de oportunidad, es decir, aquello a lo que renunciamos al elegir una opción, y seleccionar la que mejor permita alcanzar los objetivos.

Paso 7. Poner en práctica la decisión:

Concretar y comunicar la decisión mediante un plan de acción que indique las tareas, los responsables, cómo se realizarán, los plazos y las prioridades, obteniendo las autorizaciones necesarias y el compromiso del equipo.

Paso 8. Evaluar los resultados:

Comprobar si se han alcanzado los objetivos, si el tiempo y el esfuerzo invertidos se justifican y si han aparecido efectos inesperados, utilizando la información obtenida para corregir el plan y mejorar futuras decisiones.

Ciclo completo de la decisión

Problema → Objetivos → Límites → Alternativas → Información → Elección → Ejecución → Evaluación y aprendizaje