El rol del Jefe de Proyecto: responsabilidades, habilidades y ciclo de planificación

El Rol del Jefe de Proyecto

Responsabilidades y Misión

El Jefe de Proyecto (JP) es la máxima autoridad en un proyecto y tiene la responsabilidad total sobre el cumplimiento de los objetivos. Su misión principal, especialmente en proyectos externos, es satisfacer al cliente y asegurar la rentabilidad del proyecto.

Las responsabilidades del JP incluyen:

• Cumplir con los objetivos del proyecto.
• Gestionar la planificación del proyecto.
• Controlar los costos del proyecto.

La responsabilidad del Director Funcional se centra en:

• Asignar personal al proyecto.
• Definir la disponibilidad del personal asignado.

Perfil del Jefe de Proyecto

El JP debe poseer un perfil que combine habilidades técnicas, de gestión y de relaciones personales:

Técnico

Dominio de la tecnología que le permita tener autoridad sobre los recursos, planificar tareas y generar soluciones e ideas eficaces.

Gestor

Habilidades de gestión para conseguir los objetivos no técnicos del proyecto.

Relaciones Personales

Capacidad de influir en personas sobre las que no tiene poder jerárquico, mediante autoridad moral y capacidad de convicción.

Formación del Jefe de Proyecto

La formación del JP debe abarcar las siguientes áreas:

• Técnica: Formación básica, sectorial y específica en la tecnología del proyecto.
• Gestión de Proyectos: Formación general en gestión de proyectos y formación específica en temas relevantes para el proyecto.
• Relaciones Humanas: Dirección de equipos, técnicas de mando y técnicas de comunicación.

Estilos de Liderazgo

El JP debe conocer y aplicar diferentes estilos de liderazgo según la situación, como:

• Participativo (Per)
• Autocrático (Par)
• Promotor (Pro)
• Director (Dis)
• Socializador (SC)
• Burocrático (BC)
• Laissez-faire (LE)

Evaluación del Equipo por parte del JP

El JP debe evaluar a su equipo en función de:

• Objetivos: Fijados en colaboración con el equipo, buscando un acuerdo sobre los objetivos a alcanzar.
• Actitud: Nivel de energía, actitud proactiva, trabajo en equipo, disponibilidad y buena comunicación.

Ciclo de Planificación de un Proyecto

El ciclo de planificación de un proyecto incluye las siguientes etapas:

Desglose de Tareas del Proyecto

• Generación de la estructura WBS (Work Breakdown Structure).
• Establecimiento de las interdependencias entre tareas.
• Asignación de tiempos a cada tarea.
• Asignación de recursos humanos a cada tarea.

Planificación de Costes del Proyecto

• Cálculo de los costes de mano de obra.
• Asignación de materiales.
• Cálculo de los costes totales.

Cálculo de Redes

• Generación de grafos y diagramas de red.
• Identificación de los caminos críticos.
• Generación del cuaderno de cargas.

Ejecución del Proyecto

• Preparación de todo el material de oficina necesario.

Control del Proyecto

• Replanificaciones del proyecto y los costes.

Estructura WBS o EDT

La WBS (Work Breakdown Structure) o EDT (Estructura de Desglose del Trabajo) es un método que representa de forma jerárquica los componentes de un proyecto. Es una estructura jerarquizada de las tareas que componen el proyecto. Su elaboración es uno de los puntos más delicados en la planificación de un proyecto.

Nivel de Descomposición de la WBS

La estructura WBS debe ser mínima y tal que las tareas sean fácilmente medibles en tiempo y coste, así como fácilmente planificables. Debe tener una estructura organizativa lógica y fácilmente seguible, en la que se puedan identificar con facilidad las diferentes capas de las tareas a desarrollar.

Diferencias entre Acontecimientos y Precedentes

En la representación de Acontecimientos (CPM - Critical Path Method), las actividades se representan en los arcos y los vértices del grafo representan los sucesos. En la representación de Precedencias (Roy), las actividades se representan en los vértices y los arcos representan las dependencias entre las mismas.