Tipos y estructura de documentos administrativos: instancia, oficio y certificado

Resumen

El texto describe tres documentos administrativos clave: la instancia, el oficio y el certificado. Para cada uno explica su definición, su finalidad y la estructura que debe seguir su redacción, incluyendo encabezamiento, cuerpo, pie, firma y fecha. Es útil para estudiantes que necesitan identificar y redactar estos documentos.

Puntos clave

La instancia sirve para solicitar algo a la Administración Pública y, con menor frecuencia, a una empresa.
La instancia consta de encabezamiento con los datos del solicitante, cuerpo (exposición de hechos y solicitud) y pie con el organismo destinatario y la población.
El oficio es el documento básico de comunicación dentro de la Administración y con los particulares, para informar de hechos que les afecten.
El oficio incluye logo-escudo, referencias al expediente, cuerpo del texto, fecha y firma con nombre y cargo, y los datos del destinatario.
El certificado sirve para dar fe o certificar un asunto y se usa tanto en la Administración como en empresas privadas.
El cuerpo del certificado va precedido de la palabra «certifico» o «certifica» y continúa con «que»; termina con un párrafo de cierre, lugar, fecha, firma y sello.

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Tipos y Estructura de Documentos Administrativos Clave

A. Instancia

Definición: Documento que se utiliza para solicitar algo a la Administración Pública. Con menor frecuencia, también se utiliza en el ámbito privado cuando la petición se dirige de un particular a una empresa.

Estructura de la Instancia

En el encabezamiento se incluyen los datos personales de quien hace la petición.
El cuerpo es la parte principal de la instancia y se compone de dos apartados:
- La exposición de los hechos en los que se fundamenta la solicitud.
- La solicitud propiamente dicha.
En el pie indicaremos los datos del organismo o persona a quien se dirige la instancia y la población donde radica, sin indicar la calle ni el número.

B. Oficio

Definición: Documento básico de comunicación dentro de la Administración Pública para comunicarse entre sus distintas entidades y con los particulares. La finalidad del oficio es informar o avisar a las personas, ya sean físicas o jurídicas, de algún hecho que las afecte. A través de oficios, la Administración responde a las solicitudes recibidas y a los recursos formulados.

Estructura del Oficio

Logo-escudo y datos del organismo que redacta el escrito.
Referencias en relación con el contenido del oficio o el expediente de que se trate.
El texto del cuerpo desarrolla el contenido de lo que se comunica.
Fecha y firma del organismo, con indicación del nombre y cargo que ocupa la persona que firma.
En el documento también deben situarse los datos y la dirección del destinatario.

C. Certificado

Definición: Documento mediante el que se da fe o se certifica algún asunto. Se utiliza tanto en la Administración Pública como en empresas privadas.

Estructura del Certificado

En el encabezado, la persona que lo expide escribe su nombre y dos apellidos, los datos de la empresa u organismo en el que trabaja y el cargo que ocupa.
El cuerpo va precedido de la palabra “certifico” o “certifica” de forma destacada.
El cuerpo del documento comienza con la palabra “que” y desarrollará el asunto o hecho del cual se da fe en el documento.
El certificado finalizará con un párrafo de cierre.
A continuación de una de estas expresiones aparece el lugar y la fecha.
Firma y sello de la persona que expide el certificado.

Preguntas frecuentes

¿Para qué se utiliza una instancia?

La instancia se utiliza para solicitar algo a la Administración Pública. Con menor frecuencia, también se emplea en el ámbito privado cuando un particular dirige una petición a una empresa.

¿Cuál es la finalidad del oficio?

El oficio sirve para informar o avisar a personas físicas o jurídicas de algún hecho que las afecte. A través de oficios, la Administración responde a solicitudes y recursos.

¿Qué palabras deben aparecer al inicio del cuerpo de un certificado?

El cuerpo del certificado va precedido de la palabra «certifico» o «certifica» de forma destacada, y el texto del cuerpo comienza con la palabra «que».