Tipos y Estructura de Documentos Administrativos Clave: Instancia, Oficio y Certificado

Tipos y Estructura de Documentos Administrativos Clave

A. Instancia

Definición: Documento que se utiliza para solicitar algo a la Administración Pública. Con menor frecuencia, también se utiliza en el ámbito privado cuando la petición se dirige de un particular a una empresa.

Estructura de la Instancia

• En el encabezamiento se incluyen los datos personales de quien hace la petición.
• El cuerpo es la parte principal de la instancia y se compone de dos apartados:
  • La exposición de los hechos en los que se fundamenta la solicitud.
  • La solicitud propiamente dicha.
• En el pie indicaremos los datos del organismo o persona a quien se dirige la instancia y la población donde radica, sin indicar la calle ni el número.

B. Oficio

Definición: Documento básico de comunicación dentro de la Administración Pública para comunicarse entre sus distintas entidades y con los particulares. La finalidad del oficio es informar o avisar a las personas, ya sean físicas o jurídicas, de algún hecho que las afecte. A través de oficios, la Administración responde a las solicitudes recibidas y a los recursos formulados.

Estructura del Oficio

• Logo-escudo y datos del organismo que redacta el escrito.
• Referencias en relación con el contenido del oficio o el expediente de que se trate.
• El texto del cuerpo desarrolla el contenido de lo que se comunica.
• Fecha y firma del organismo, con indicación del nombre y cargo que ocupa la persona que firma.
• En el documento también deben situarse los datos y la dirección del destinatario.

C. Certificado

Definición: Documento mediante el que se da fe o se certifica algún asunto. Se utiliza tanto en la Administración Pública como en empresas privadas.

Estructura del Certificado

• En el encabezado, la persona que lo expide escribe su nombre y dos apellidos, los datos de la empresa u organismo en el que trabaja y el cargo que ocupa.
• El cuerpo va precedido de la palabra “certifico” o “certifica” de forma destacada.
• El cuerpo del documento comienza con la palabra “que” y desarrollará el asunto o hecho del cual se da fe en el documento.
• El certificado finalizará con un párrafo de cierre.
• A continuación de una de estas expresiones aparece el lugar y la fecha.
• Firma y sello de la persona que expide el certificado.

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