Tipos de Reuniones: Características, Objetivos y Estrategias
Reuniones
¿Qué es una Reunión?
Una reunión es una actividad en la que un grupo de personas o equipo de trabajo se comunica entre sí, en un tiempo y espacio determinados, con el fin de alcanzar soluciones conjuntas ante un objetivo específico.
Características de una Reunión
- Debe existir un grupo.
- Comunicación fluida entre los asistentes.
- Se lleva a cabo en un lugar concreto durante un tiempo determinado.
- Se busca que los asistentes adopten decisiones por acuerdo.
Objetivos de una Reunión
- Informar sobre un tema.
- Transmitir conocimientos.
- Resolver problemas.
- Exponer nuevas ideas, enfoques y procedimientos.
- Analizar, valorar y planificar estrategias de actuación, metodologías de trabajo, nuevos productos o servicios, etc.
- Coordinar funciones de los miembros del equipo.
Dimensiones de una Reunión
En toda reunión existen dos dimensiones:
- Dimensión del conocimiento: Se pone en común la información de los asistentes.
- Dimensión socioemocional: Se consideran los pensamientos de los asistentes, si están de acuerdo o no, relajados o tensos, etc.
Tipos de Reuniones
| Tipo de Reunión | Objetivo | Panel de los Asistentes | Panel del Moderador |
|---|---|---|---|
| Informativa | Transmitir información que se considera necesaria para el grupo. Recibir información del grupo. | Fundamentalmente pasivo, aunque pueden pedir aclaraciones o intercambiar información con el ponente. Activo. Transmiten la información requerida. | Dirige la reunión, bien transmitiendo la información, bien formulando preguntas. |
| De Solución de Problemas | Buscar soluciones a un problema con la colaboración del equipo. Buscar soluciones a un conflicto dentro del propio equipo. Interesan más las relaciones interpersonales que el contenido. | Activo. Los asistentes deben participar en el debate con información, opiniones, propuestas, etc. Activo. Deben aportar opiniones y sugerencias. | Se limita a moderar la discusión. Moderador y observador. |
| De Trabajo |
| Activo. Deben participar en el debate con información, opiniones, propuestas, etc. | Activo. El responsable dirige la reunión. Puede delegar en otro asistente el papel de moderador. |
| Creativa | Generar ideas nuevas. | Activo. Deben aportar ideas y sugerencias. | Actúa como animador y sintetizador de ideas. |
| De Negociación |
| Activo. Deben presentar posturas, opiniones y sugerencias. | Facilitador. Debe ser imparcial y tratar de llegar a una solución. |