Funciones básicas del aprovisionamiento: compras, almacenamiento y gestión de stocks

Funciones básicas del aprovisionamiento

Las empresas desarrollan habitualmente una serie de actividades para gestionar sus mercancías (stocks). Estas actividades se denominan genéricamente aprovisionamiento.

Función de compras

• Estudiar las posibilidades del mercado.
• Realizar peticiones de ofertas a los proveedores.
• Seleccionar los proveedores más adecuados.
• Realizar los pedidos.
• Llevar el seguimiento de las ofertas y los pedidos.
• Efectuar reclamaciones, devoluciones o anulaciones de pedidos.

Función de almacenamiento

• Recepción de las mercancías.
• Colocación de las mercaderías en el almacén.
• Cuidar de que no se deterioren.
• Gestionar las salidas de mercaderías del almacén.

La gestión de stocks

El personal de este departamento tiene las siguientes funciones:

• Determinar las cantidades óptimas a pedir para la constitución y renovación de los stocks.
• Determinar la periodicidad óptima para realizar los pedidos.

Costes del aprovisionamiento

• Coste de compra: el coste de las mercancías más todos los gastos necesarios hasta que los productos llegan al almacén.
• Coste de pedido: el coste del personal administrativo, teléfono, electricidad, seguros, amortizaciones de los equipos, comisiones de agentes y representantes.
• Coste de almacenamiento: comprende los costes que genera el mantenimiento de existencias en el almacén. Algunos de los costes específicos del almacén son:
  • Coste del capital invertido en las instalaciones y en la compra de las mercancías.
  • Coste del deterioro físico de los productos debido a roturas, humedades, suciedad.
  • Coste de la obsolescencia debido al cambio en los gustos o al avance de la tecnología.
  • Coste de la rotura de stock: el coste causado por la falta de existencias, que puede ocasionar la pérdida de clientes.

Clases de stocks

• Stock activo: se constituye para acudir frente a la demanda normal de los clientes y evoluciona entre los stocks máximo y mínimo.
• Stock máximo: cantidad máxima que puede haber de un producto en el almacén. Limita el capital invertido en los productos que se tienen acumulados en el almacén y los costes derivados del mantenimiento de las mercancías.
• Stock mínimo: es la cantidad mínima que el stock activo puede tener de un producto en el almacén. Lo marca la probabilidad de que se produzcan roturas en el stock, es decir, que se produzca escasez de existencias y no puedan atenderse los pedidos de los clientes, o que se altere el proceso de producción de la empresa.
• Stock de seguridad: se constituye para evitar las roturas de stocks. Es complementario del stock activo y sirve para acudir frente a las demandas anormales de los clientes o a las demoras en el plazo de entrega.
• Stock óptimo: es el que permite cubrir las previsiones óptimas de ventas, pues se consigue la mejor rentabilidad de los artículos almacenados en relación con el capital invertido.
• Stock cero o just in time (justo a tiempo): puede considerarse como una nueva estrategia de almacén. Este método propone que los materiales y componentes se reciban en las distintas fases de producción sólo cuando se necesitan realmente.

Rotura de stocks

Las empresas pueden quedarse sin existencias cuando haya un pedido imprevisto superior a lo esperado, o cuando los proveedores tardan más tiempo del habitual en responder las mercancías.

Stocks de seguridad

Se constituyen para evitar las roturas de stocks. Son complementarios del stock activo y sirven para acudir frente a las demandas anormales de los clientes, a las demoras en el plazo de entrega o a circunstancias imprevistas. Cuando existe stock de seguridad, la rotura de stocks no es un problema, puesto que con el stock de seguridad se puede abastecer a los clientes de forma inmediata sin que se produzca perjuicio ni deterioro de la imagen de la empresa.

Plazo de entrega

Cuando se trata de artículos de fabricación propia, el plazo de entrega viene dado por el ritmo del proceso productivo de la empresa. Si los artículos son suministrados por un proveedor externo, pueden presentarse varias circunstancias:

• Que esté sujeto a un contrato de suministro en el cual se habrá establecido el plazo de entrega.
• Que se efectúen pedidos periódicos; éstos deberán hacerse por escrito, estipulando el plazo de entrega pactado.
• Cuando los pedidos sean esporádicos y verbales, es conveniente llevar un seguimiento de los tiempos de suministro del proveedor para evitar desabastecimientos.

La reposición de las mercancías

• Momento en el que hay que realizar los pedidos.
• Cantidad que se debe solicitar en cada pedido.

Para resolver estas cuestiones surgen dos conceptos: lote económico de pedido y punto de pedido.

Lote económico de pedido

Se entiende por lote económico de pedido la cantidad que hay que solicitar a los proveedores para que resulten mínimos los costes de adquisición y mantenimiento. Estos costes se pueden agrupar en:

• Costes de adquisición, que agrupan el precio, compra, control de existencias, material de oficina y costes de servicios.
• Costes de mantenimiento de las existencias, donde se incluyen intereses de la inversión, seguros, impuestos, costes de almacenamiento, obsolescencia y personal.

Análisis ABC

El análisis ABC es un sistema de gestión de almacén basado en el principio de que sólo interesa un control minucioso de los productos más importantes, mientras que para los que tengan menor relevancia bastará con una vigilancia rigurosa.

• Grupo A: productos almacenados que suponen la mayor inversión de capital. La inversión en los productos del grupo A supone en torno al 75 % del total de la inversión, y suelen representar un 20 % de los artículos almacenados.
• Grupo B: productos que crean una inversión media de capital, en torno al 20 % del total invertido en el almacén, y representan el 30 % de los productos almacenados.
• Grupo C: productos almacenados que corresponden a pequeñas inversiones de capital y se consideran poco importantes en la gestión del almacén. Suponen en torno al 5 % del capital invertido en el almacén, y representan aproximadamente el 50 % de los artículos almacenados.

Cuando han sido seleccionados adecuadamente los productos en cada grupo, se prestará mayor atención a la gestión de los productos del grupo A, menor atención a los del grupo B y menor aún a los del grupo C.

Rotación de los stocks

La rotación de los stocks señala cuántas veces se ha renovado el stock a lo largo de un año. Si el valor del índice de rotación es muy bajo, significa que la inversión que se ha realizado no es productiva y que los artículos se mueven poco. El índice de rotación puede calcularse de dos formas:

• Índice de rotación física: se calcula el movimiento en unidades de producto.
• Índice de rotación económica: se calcula el movimiento correspondiente en unidades monetarias (euros).

Inventarios

Se conoce como inventarios al volumen de productos o materias almacenadas que están esperando ser incorporadas al proceso productivo o para ser vendidas.

Pasos en el recuento de existencias

• Localización de los materiales a inventariar.
• Identificación precisa de los artículos.
• Instrucciones concisas al personal que le permitan conocer sus funciones.
• Fijación del personal que va a realizar el recuento.

Liquidación de los stocks obsoletos

Existen circunstancias en las que las mercancías deben ser vendidas dentro de ciertos plazos impuestos por el clima, la moda, los avances tecnológicos, etc.