Funciones y toma de decisiones en la dirección de empresas: planificación, organización y control

1. FUNCIONES BÁSICAS DEL PROCESO DE DIRECCIÓN

Para que todos trabajen hacia la consecución de los objetivos marcados, se necesita introducir el papel de la dirección, que se encarga de establecer objetivos y coordinar e integrar los factores productivos que configuran la empresa, en especial el factor humano, para alcanzar dichos objetivos.

La planificación

Consiste en fijar los objetivos de la empresa y la forma de alcanzarlos. Un plan es un documento escrito que especifica los objetivos a alcanzar, el momento en que deben alcanzarse y las acciones a llevar a cabo para conseguirlos. En las empresas se elaboran distintos tipos de planes, desde los estratégicos, que son a largo plazo y se refieren a toda la organización, hasta los operativos, que se refieren a una parte concreta de la empresa y son a corto plazo.

La organización

Se refiere al diseño de la estructura organizativa. Comprende los siguientes aspectos:

• Determinar los distintos niveles y puestos de la organización con su autoridad y responsabilidad.
• Determinar las funciones y objetivos de cada puesto.
• Establecer las vías de comunicación ascendente y descendente.

La gestión

Consiste en guiar las acciones de los miembros de la organización para alcanzar los objetivos establecidos en los planes. Para realizar esta función se necesita motivar a los miembros de la organización y coordinar los medios disponibles de la empresa y las actividades que se llevan a cabo dentro de la misma.

El control

Consiste en comprobar que los resultados reales obtenidos por la empresa se corresponden con los previstos y, en caso contrario, adoptar medidas correctoras. Resulta evidente la vinculación con la planificación.

2. LA TOMA DE DECISIONES

Las decisiones siguen un proceso común de tal manera que no hay diferencias sustanciales inherentes a la toma de decisiones directivas. El punto a destacar con respecto al resto de decisiones es que decidir es parte del trabajo de un directivo y le pagan por ello. La toma de decisiones es la selección de un curso de acción entre varias alternativas para, de esta forma, lograr la consecución de un objetivo. Constituye la esencia de la administración de empresas, pues los administradores toman decisiones cuando planifican, organizan, controlan y dirigen al personal.

3. MATRIZ DE DECISIÓN

Es una tabla que contiene todos los elementos que intervienen en el proceso de toma de decisiones. Se trata de una herramienta útil como punto de partida para la solución de un problema en el que se quiere obtener una decisión única. La matriz está formada por los siguientes elementos:

• Estrategias. Son las alternativas que se pueden escoger.
• Estados de la naturaleza. Son las situaciones que pueden presentarse y que no están controladas por quien toma la decisión.
• Resultados esperados en cada una de las estrategias para cada estado de la naturaleza.
• Predicción de la probabilidad de que ocurra uno de los estados de la naturaleza.

4. CRITERIOS DE DECISIÓN

Las decisiones pueden tomarse en condiciones de certeza, riesgo o incertidumbre.

Decisión en situación de certeza

En una situación de certeza se tiene la seguridad de lo que ocurrirá. El problema sobre qué decisión tomar se reduce a valorar los resultados para cada estrategia con ese estado de la naturaleza y elegir la que proporcione el mejor resultado.

Decisión en situación de riesgo

En una situación de riesgo la persona que planifica o toma las decisiones posee la información suficiente para poder usar la probabilidad a la hora de evaluar cada una de las alternativas. Cuando el decisor tiene información que le permite usar la probabilidad en la toma de decisiones, el criterio utilizado consiste en maximizar el valor esperado del resultado de la decisión.

Decisión en situación de incertidumbre

En una situación de incertidumbre el decisor cuenta con escasa información e ignora si esta es o no confiable, de manera que le es imposible estimar la probabilidad de ocurrencia de cada estado de la naturaleza. En esta situación, las características de la personalidad del decisor se convierten en los factores más importantes para determinar la decisión que toma.