Fundamentos de Administración: Planeación, Organización y Auditoría

Fundamentos de la Planeación Empresarial

Conceptos y Tipos de Planeación

• 1. ¿Qué es la planeación?
  Es la actividad mediante la cual se determina el rumbo de la organización, se anticipan escenarios y se establecen los resultados que se desean obtener.
• 2. ¿Cuáles son los tres tipos de planeación?
  Estratégica, táctica y operacional.
• 3. ¿Quién realiza la planeación estratégica?
  Los altos directivos.
• 4. ¿Qué caracteriza a la planeación estratégica?
  Establece las directrices y los planes generales de la organización; generalmente es a mediano y largo plazo y abarca toda la empresa.
• 5. ¿Qué es la planeación táctica?
  Es responsabilidad de los jefes o gerentes de área y busca lograr el plan estratégico; se refiere a un área específica y puede ser a mediano y corto plazo.
• 6. ¿Qué es la planeación operacional?
  Es de corto plazo, depende de la planeación táctica y se realiza en niveles de sección u operación.

Filosofía y Cultura Organizacional

Elementos de la Identidad Corporativa

• 7. ¿Qué es la filosofía?
  Es el conjunto de valores, prácticas, objetivos, creencias y políticas que son la razón de ser de la empresa y representan su compromiso con la sociedad.
• 8. ¿Qué es el credo?
  Es el conjunto de valores, postulados o creencias que orientan la conducta de la organización.
• 9. ¿Qué son los valores?
  Son pautas de conducta o principios que orientan la conducta de los individuos en la organización.
• 10. ¿Qué es el compromiso?
  Es la responsabilidad de la empresa ante la sociedad.
• 11. ¿Qué es la visión?
  Es el enunciado que describe el estado deseado en el futuro; proporciona dirección y forja el futuro de la organización.
• 12. ¿Qué es la misión?
  Es la definición amplia del propósito de la organización y la descripción del negocio al que se dedica.

Estrategias y Objetivos Organizacionales

Planeación Estratégica y Crecimiento

• 13. ¿Qué son los objetivos estratégicos?
  Son resultados específicos que se desean alcanzar, medibles y cuantificables a un tiempo, para lograr la misión.
• 14. ¿Qué son las políticas estratégicas?
  Son lineamientos generales que deben observarse en la toma de decisiones y sirven como guías para orientar la acción.
• 15. ¿Qué son las estrategias?
  Son cursos de acción que muestran la dirección y el empleo general de los recursos para lograr los objetivos.
• 16. ¿Qué es un programa?
  Es el conjunto de acciones, responsabilidades y tiempos necesarios para implantar las estrategias.
• 17. ¿Qué es el plan estratégico o plan maestro?
  Es el documento en el que se plasman los elementos del plan estratégico.
• 18. ¿Qué es una estrategia de integración hacia adelante?
  Busca lograr un alto grado de dominio sobre los sistemas de distribución; por ejemplo, que la empresa productora también se dedique a distribuir.
• 19. ¿Qué es una estrategia de integración hacia atrás?
  Busca obtener mayor control sobre los sistemas de suministros, es decir, sobre los proveedores.
• 20. ¿Qué es una estrategia de integración horizontal?
  Busca un mejor control sobre los elementos de la competencia mediante alianzas o fusiones estratégicas.
• 21. ¿Qué es el desarrollo de producto?
  Busca incrementar las ventajas competitivas mediante productos nuevos o la mejora de los actuales.
• 22. ¿Qué es el desarrollo de mercado?
  Busca expandir los productos de la empresa mediante la penetración de nuevos mercados o nichos.
• 23. ¿Qué buscan las estrategias de consolidación?
  Lograr un equilibrio entre todas las áreas funcionales mediante el desarrollo económico y tecnológico integral de la empresa, obteniendo mayor estabilidad y desarrollo.

Estructura y Organización

Principios de la Organización

• 24. ¿Cuál es el propósito de la organización?
  Simplificar el trabajo y coordinar y optimizar funciones y recursos.
• 25. ¿Qué principios se aplican al organizar?
  Objetivo, especialización, jerarquía, paridad de autoridad y responsabilidad, unidad de mando, difusión, tramo de control, coordinación y continuidad.
• 26. ¿Qué problema puede causar una organización demasiado rígida?
  Burocratización, falta de atención a los clientes y parálisis de funciones y decisiones.

Herramientas y Técnicas Organizacionales

• 27. ¿Qué es un organigrama?
  Es una representación gráfica de la estructura formal de una organización, que muestra interrelaciones, funciones, niveles jerárquicos, obligaciones y autoridad.
• 28. ¿Qué son los manuales?
  Son documentos detallados que contienen en forma ordenada y sistemática información acerca de la organización de la empresa.
• 29. ¿Qué son los diagramas de procedimiento o flujo?
  Son representaciones gráficas que muestran la sucesión de los pasos de un procedimiento.
• 30. ¿Qué es una carta de distribución del trabajo?
  Es una técnica mediante la cual se analizan los puestos que integran un departamento o sección para lograr una división de funciones y mejorar la estructura de los grupos de trabajo.
• 31. ¿Qué es el análisis de puesto?
  Es una técnica en la que se detallan pormenorizadamente las labores de una unidad de trabajo específica e impersonal, incluyendo las características, conocimientos y aptitudes que debe poseer quien la desempeña.

Liderazgo y Dirección

El Rol del Líder en la Empresa

• 32. ¿Qué es el liderazgo?
  Es la capacidad de influir y dirigir a las personas para lograr su apoyo y alcanzar objetivos; el líder fomenta aptitudes, crea equipos, alienta, enseña y escucha.
• 33. ¿Cuál es la diferencia entre un líder y un directivo?
  El directivo recibe autoridad formal para dirigir, mientras que el líder obtiene el apoyo de las personas mediante su capacidad de influir y dirigir.
• 34. ¿Tener autoridad formal significa ser un buen líder?
  No. El éxito del directivo depende también de desarrollar las características y habilidades necesarias para obtener el apoyo de sus subordinados.
• 35. ¿Qué es el liderazgo de contingencia?
  Es un liderazgo cuyo estilo se adapta a las particularidades y circunstancias específicas de cada organización.
• 36. ¿Qué conocimientos tecnológicos necesita un líder?
  Debe conocer plenamente la empresa, el área, el trabajo, el producto o servicio y el mercado en el que trabaja; además, debe actualizarse constantemente.
• 37. ¿Qué conocimientos administrativos necesita un líder?
  Debe aplicar las técnicas y principios de la administración para desarrollar un estilo de liderazgo acorde con la organización.

Auditoría Administrativa

Metodologías y Procesos de Evaluación

• 38. ¿Qué es la auditoría administrativa?
  Es la verificación de la correcta ejecución de las funciones para comprobar el cumplimiento de los programas y principios, y corregir errores, fallas, irregularidades o ineficiencias.
• 39. ¿Cuál es la finalidad de la auditoría administrativa?
  Establecer métodos de control para evaluar el cumplimiento de reglamentos y normas y alcanzar una mayor eficiencia en las áreas y en la consecución de los objetivos.
• 40. ¿Qué método evalúa factores como función económica, estructura formal y eficiencia en la producción?
  El método del American Institute of Management (AMA).
• 41. ¿Cuáles son las etapas del método de W. P. Leonard?
  Examen, evaluación y análisis e interpretación.
• 42. ¿Qué se hace en el examen de Leonard?
  Se analiza y recopila información de las áreas de estudio para conocer funciones, departamentos, planes, objetivos, políticas, estructuras, sistemas, procedimientos, métodos de control, estándares y recursos.
• 43. ¿Qué se hace en la evaluación de Leonard?
  Se aplican diversos índices para determinar la efectividad del proceso mediante variables como estructura, certeza, adecuación de controles, métodos de protección, métodos de trabajo y repercusiones financieras.
• 44. ¿Qué se hace en el análisis e interpretación de Leonard?
  Se analizan e interpretan los resultados del examen y la evaluación, se elabora un diagnóstico detallado de deficiencias y se proponen soluciones y alternativas.
• 45. ¿Cuáles son las etapas generales de la auditoría administrativa?
  Recolección de información, análisis, diagnóstico e informe.
• 46. ¿Cómo se puede realizar la recolección de información?
  Mediante observación, encuesta, cuestionario, entrevista y análisis de documentación.
• 47. ¿Qué se hace en el análisis?
  Se ordena y analiza la información obtenida con el fin de detectar la problemática.
• 48. ¿Qué se hace en el diagnóstico?
  Mediante una metodología se detectan las principales fallas de la organización.
• 49. ¿Qué contiene el informe de auditoría?
  El diagnóstico, su justificación y la propuesta de alternativas de solución, así como el costo-beneficio de las mismas.
• 50. ¿Qué partes principales debe contener el informe?
  Portada, índice, introducción, justificación y antecedentes, cuerpo principal del informe, resumen ejecutivo y apéndices y anexos.

Métodos de Memorización Rápida

• Método de Leonard (E-E-A): Examen, Evaluación, Análisis e interpretación.
• Etapas de auditoría (R-A-D-I): Recolección, Análisis, Diagnóstico, Informe.