Gestión de Almacenes e Inventario: Funciones, Costos y Técnicas de Almacenamiento

Función de almacenes

1. Mantener las materias primas cubiertas de incendio, robo y deterioros.

2. Permitir el acceso solo a personal autorizado.

3. Mantener informado al departamento de compras sobre las existencias reales.

4. Llevar de forma minuciosa el control de las materias primas (entradas y salidas).

5. Vigilar que las materias primas no se agoten (máximo-mínimo).

Función de las existencias

Garantiza el abastecimiento e invalida los efectos de los retrasos en el abastecimiento de los materiales.

Costo de almacenamiento

Depende de dos variables: la cantidad en existencia y el tiempo de permanencia. Cuanto mayor sea la cantidad y el tiempo, mayores serán los costos para la empresa.

Q = Cantidad de material en existencia en el periodo considerado

T = Tiempo de almacenamiento

P = Precio unitario del material

I = Tasa de almacenamiento expresada en % del precio unitario

La cantidad de material y el tiempo, y una parte fija (alquiler de la bodega, salarios del personal de la bodega, seguro contra incendio y robo, maquinarias y equipos instalados, entre otros). La parte fija no depende de la cantidad ni del tiempo de almacenamiento.

Técnicas de almacenamiento

El almacenamiento de materiales depende de la dimensión y características de los materiales. Estos pueden exigir desde una simple estantería hasta sistemas complejos que requieren inversión en tecnología.

Factores a considerar:

1. Espacio disponible para el almacenamiento de los materiales.
2. Tipos de materiales que serán almacenados.
3. Número de artículos guardados.
4. Velocidad de atención necesaria.
5. Tipo de embalaje.

Técnicas principales

Carga unitaria: conjunto de carga contenido en un recipiente que forma un todo único.

Cajas o cajones: técnica ideal para materiales de pequeñas dimensiones, como tornillos, anillos o materiales de oficina como plumas y lápices.

Estanterías: técnica destinada a materiales de diversos tamaños, pueden ser de madera o perfiles metálicos. Los materiales deben estar identificados y visibles.

Columnas: se utilizan para acomodar piezas largas y estrechas como tubos y barras.

Apilamientos: las cajas o plataformas se apilan unas sobre otras, obedeciendo a una distribución equitativa de cargas. Reduce la necesidad de divisiones en las estanterías.

Contenedores flexibles: especie de saco hecho con tejido resistente y caucho vulcanizado, con un revestimiento interno que varía según su uso. Se utiliza para el almacenamiento y movimiento de sólidos a granel y líquidos. Puede variar entre 500 y 1000 kilos y se debe mover con grúa o apiladora.

Inventario físico

El inventario es, en realidad, una estadística física o conteo de los materiales existentes, para confrontarla con las existencias anotadas en los ficheros o bases de datos.

1. Permite verificar las diferencias entre los registros de existencias físicas.
2. Permite verificar las diferencias entre las existencias físicas y contables.
3. Proporciona la aproximación del valor total de las existencias (contables), para efectos de balances.

La necesidad del inventario físico se fundamenta en dos razones:

• El inventario físico cumple con las exigencias fiscales en el libro de inventario.
• Satisface la necesidad contable de verificar la existencia real del material.

Principios del inventario

Catalogación: inventario de todos los artículos existentes, sin omitir ninguno.

Simplificación: reducción de la gran diversidad de artículos empleados con una misma finalidad. Ej.: cereal más yogurt 1+1

Especificación: descripción detallada de un artículo, como sus medidas, formato, tamaño y peso.

Normalización: indica la manera en que el material debe ser utilizado en sus diversas aplicaciones (instrucciones).

Estandarización: establecer idénticos estándares de peso, medidas y formatos para los materiales, de modo que no existan muchas variaciones entre ellos. Leyes ISO y certificaciones

A partir de la clasificación se pueden codificar los materiales.

Clasificación y codificación de materiales

Clasificar un material es agruparlo de acuerdo con su dimensión, forma, peso, tipo, características y utilización.

La codificación es una consecuencia de la clasificación de los artículos. Codificar significa representar cada artículo por medio de un código que contiene las informaciones correspondientes.

Sistemas automatizados de almacenamiento

Los sistemas automatizados de almacenamiento reducen o eliminan la intervención humana.

Sistema automatizado (AS/RS)

En el AS/RS existen uno o varios pasillos de almacenaje que son recorridos por una máquina. Cada pasillo tiene estantes para almacenar artículos; las máquinas se emplean para colocar o recuperar los artículos. Cada pasillo tiene una o varias estaciones (pick-up-and-deposit) donde el material es entregado al sistema de almacenaje.

Tipos de AS/RS

Unit Load AS/RS: sistema automatizado diseñado para manipular unidades de carga almacenadas sobre plataformas o en otros contenedores estándar.

Deep-Lane AS/RS: almacenan grandes cantidades de stock, pero el número de SKU diferentes es relativamente pequeño. En este sistema se almacena una carga detrás de la otra.

Miniload (minicarga) AS/RS: se emplea para manejar pequeñas cargas contenidas en arcas o cajones.

Man-On-Board (hombre a bordo) AS/RS: permite coger artículos por un operador humano que va montado en el carro de la máquina.

Automated item retrieval system: permite la recuperación de artículos individuales. Los artículos se almacenan en carriles; para recuperar un artículo, este se empuja de su carril y se deja caer en un transportador.

Vertical lift storage modules: sistema de recuperación por levantamiento vertical, con un pasillo central vertical para tener acceso a las cargas.

Aplicaciones de los AS/RS

• Almacenamiento y recuperación de unidades de carga o de tipo Deep Lane.
• Recogida de pedidos: minicarga y Man-On-Board se utilizan para esta área de aplicación.
• Almacenaje de WIP: control del trabajo en proceso para el aumento de la productividad.
• Almacenamiento de materia prima o componentes para el ensamblaje, para reducir riesgos de retrasos en las entregas al cliente.
• Sistemas de identificación automática: lectores de código de barras para que los materiales se almacenen y recuperen sin operadores humanos.
• Control por ordenador y rastreo de materiales: la identificación automática permite conocer la localización y el estado de los materiales o artículos.
• Integración: sistema automatizado que se convierte en un subsistema importante en una fábrica totalmente automatizada.

Componentes de un AS/RS

Una estructura de almacenamiento: estructura de estantes que soporta las cargas contenidas en el AS/RS. Debe poseer la fuerza y rigidez suficientes para soportar dichas cargas.

Una máquina S/R: recoge cargas en la estación de entrada y las coloca en su lugar de almacenamiento, y recupera cargas para entregarlas en la estación de salida. Debe ser capaz de realizar viajes horizontales y verticales.

Una o varias estaciones P&D: donde las cargas se transfieren al interior y al exterior del AS/RS. Se encuentran localizadas al final de los pasillos del AS/RS.

Introducción: stock y sistemas de almacenamiento

La función de un sistema de almacenamiento es almacenar materiales por un período de tiempo y permitir el acceso a dichos materiales.

SLU = SD + ST + SN

• SLU (Stock Libre de Utilización)
• SD (Stock Disponible)
• ST (Stock en Tránsito)
• SN (Stock Negro / No disponible: inmovilizado, apartado)

Identificación de los artículos (SKU)

SKU: descripción, ficha técnica, lugar de producción, unidad de medida, shelf life (vida útil), formato, superficie, volumen y dimensiones del producto.

• Descripción: nombre del producto.
• Cantidad: unidades.
• Lote: fechas de producción y vencimiento, trazabilidad, máquina que elaboró el producto y cuadrilla.
• Unidad de medida: litros, cajas, bultos, kilogramos.