Procedimientos Contables Esenciales: Gestión de Fondo Fijo, Arqueo y Conciliación Bancaria
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Gestión de Efectivo: Fondo Fijo y Arqueo de Caja
1. Arqueo de Caja y Determinación de Faltante
El saldo mayor de la cuenta Caja asciende a $4700. Al efectuar el arqueo de caja, se encontraron los siguientes elementos:
- Efectivo: $3500
- Recibo original de alquiler del local (Gasto): $500
- Factura de teléfono (Gasto): $290
- Factura de gas (Gasto): $210
Total físico encontrado: $3500 + $500 + $290 + $210 = $4500.
Faltante de Caja: Saldo Contable ($4700) - Total Físico ($4500) = $200.
Asientos de Ajuste por Arqueo de Caja
Se registran los gastos y el faltante detectado, disminuyendo el saldo de la cuenta Caja.
| Cuenta (Debe) | Cuenta (Haber) | Monto | |--------------------------------|--------------------------------|-------| | RN+ Faltante de Caja | | 200 | | A- | a Caja | 200 | | (Registro del faltante) | | | | RN+ Gastos de Alquiler | | 500 | | RN+ Gastos de Teléfono | | 290 | | RN+ Gastos de Gas | | 210 | | A- | a Caja | 1000 | | (Registro de comprobantes) | | |
2. Depósito de Efectivo y Creación del Fondo Fijo
Los socios deciden depositar parte del efectivo en el Banco Nación (cuenta corriente) y crear un Fondo Fijo de $600.
El efectivo disponible para esta operación es el monto físico encontrado en el arqueo: $3500.
| Cuenta (Debe) | Cuenta (Haber) | Monto | |--------------------------------|--------------------------------|-------| | A+ Banco Nación c/c | | 2900 | | A+ Fondo Fijo | | 600 | | A- | a Caja | 3500 | | (Depósito y creación del fondo)| | |
12. Arqueo, Reposición y Disminución del Fondo Fijo
Se realiza el arqueo del Fondo Fijo (inicialmente $600) y se emite un cheque del Banco Nación para su reposición. Adicionalmente, se decide disminuir el monto del fondo a $400.
A. Reposición del Fondo Fijo
Se registran los comprobantes encontrados en el fondo fijo y se emite un cheque por el total gastado ($30 + $60 + $200 = $290) para reponerlo.
| Cuenta (Debe) | Cuenta (Haber) | Monto | |--------------------------------|--------------------------------|-------| | RN+ Gastos de Limpieza | | 30 | | RN+ Gastos de Gas | | 60 | | A+ Adelanto de Personal | | 200 | | A- | a Banco Nación c/c | 290 | | (Reposición del fondo fijo) | | |
B. Registro de Faltante (Según Documento Original)
Se registra un faltante que afecta directamente el saldo del Fondo Fijo.
| Cuenta (Debe) | Cuenta (Haber) | Monto | |--------------------------------|--------------------------------|-------| | RN+ Faltante de Fondo Fijo | | 310 | | A- | a Fondo Fijo | 310 | | (Registro del faltante) | | |
C. Disminución del Fondo Fijo
Dado que se decide disminuir el fondo de $600 a $400, la diferencia de $200 se retira del fondo y se deposita en la cuenta bancaria.
| Cuenta (Debe) | Cuenta (Haber) | Monto | |--------------------------------|--------------------------------|-------| | A+ Banco Nación c/c | | 200 | | A- | a Fondo Fijo | 200 | | (Disminución del fondo fijo) | | |
Conciliación Bancaria: Procedimiento y Ajustes
Proceso de Conciliación
La conciliación bancaria es un proceso de control interno fundamental que busca equiparar el saldo de la cuenta bancaria según los registros de la empresa (Libro Mayor) con el saldo reportado por el banco (Resumen Bancario).
- Tildar las coincidencias: Identificar y marcar las transacciones que aparecen en ambos registros.
- Marcar las diferencias: Aislar las transacciones que solo aparecen en uno de los registros.
- Aplicar la fórmula: Utilizar la metodología de conciliación para llegar a saldos iguales (saldos ajustados).
Fórmula de Conciliación (Método de Saldos Ajustados)
El objetivo es determinar el Saldo Real o Ajustado de la cuenta bancaria.
A. Ajustes al Saldo según Resumen Bancario
SALDO SEGÚN RESUMEN BANCARIO $________
- (+) DEPÓSITOS NO ACREDITADOS: Depósitos realizados por la empresa que el banco aún no ha procesado.
- (-) CHEQUES NO PRESENTADOS AL COBRO: Cheques emitidos por la empresa que el beneficiario aún no ha cobrado.
= SALDO AJUSTADO (BANCARIO)
B. Ajustes al Saldo según Libro Mayor de la Empresa
SALDO SEGÚN NUESTRO LIBRO MAYOR
- (+) NC NO REGISTRADA: Notas de Crédito bancarias (ej. intereses ganados) que la empresa no ha registrado.
- (-) ND NO REGISTRADA: Notas de Débito bancarias (ej. comisiones, gastos) que la empresa no ha registrado.
= SALDO AJUSTADO (LIBROS)
El resultado final debe ser SALDOS IGUALES.
Requerimiento de Asientos de Ajuste
H4. Diferencias que NO Requieren Asiento de Ajuste
Estas diferencias son temporales y se deben a la diferencia de tiempo en el registro entre la empresa y el banco. Se corrigen automáticamente con el paso de los días.
- Depósitos registrados por la empresa pero no acreditados aún por el banco.
- Cheques emitidos pero no entregados aún al beneficiario.
- Cheques emitidos, entregados, no vencidos pero no presentados al cobro por su beneficiario.
H4. Diferencias que REQUIEREN Asiento de Ajuste
Estas diferencias representan errores u omisiones en los registros contables de la empresa y deben ser corregidas inmediatamente mediante asientos de ajuste.
- Omisión de registración de depósitos o cheques.
- Débitos bancarios (por comisiones, intereses, gastos bancarios) que no fueron registrados por la empresa.
- Acreditaciones bancarias (operaciones financieras, no por depósito) que no fueron registradas.
- Cheques emitidos, entregados pero vencidos (pasaron más de 30 días desde su emisión, requiriendo un contrasiento).