Estructura de instancias y certificados formales: partes y redacción

Resumen

El texto explica qué es una instancia o solicitud y cómo presentarla, junto con sus cinco partes: encabezamiento, exposición, solicitud, cierre y pie. Después describe el certificado como documento que acredita un hecho y su estructura formal: encabezamiento, cuerpo y cierre. Es útil para aprender a redactar estos documentos administrativos correctamente.

Puntos clave

La instancia o solicitud es un documento con el que un particular pide algo a un organismo competente.
Las instancias se presentan preferiblemente en un Registro de Entrada, entregando original y copia sellada como comprobante.
La instancia consta de encabezamiento, exposición (EXPONE/EXPONGO QUE), solicitud (SOLICITA/SOLICITO), cierre y pie.
El certificado sirve para constatar un hecho determinado y lo elabora una persona autorizada de la organización.
El cuerpo del certificado comienza con CERTIFICA o CERTIFICO, seguido del hecho certificado.
El cierre del certificado incluye la fecha en letra y una fórmula como 'Y para que conste a los efectos oportunos'.

Ponte a prueba

Documentos Formales: Instancias y Certificados

La Instancia o Solicitud

La instancia o solicitud es un documento a través del cual un particular demanda o solicita algo a un organismo competente.

Para presentar las instancias dirigidas a cualquier departamento o institución, lo más adecuado es hacerlo a través de un Registro de Entrada. Es recomendable entregar el original y una copia para que esta última sea sellada con la fecha de entrega como comprobante.

Partes de una Instancia

La instancia contiene cinco partes principales:

Encabezamiento: Contiene la identificación del emisor: Nombre, número de DNI, Domicilio, Número de Teléfono, Lugar y fecha de Nacimiento. Además, dependiendo del contenido del escrito, puede incluir cualquier otro dato que se considere necesario, como la profesión del interesado.
Exposición: En esta parte se explican los motivos y razones por los que se formula la solicitud. Comienza con la palabra “EXPONE” o “EXPONGO”, escrita en mayúsculas, seguida de dos puntos y, a continuación, la palabra “QUE”.
Solicitud: Aquí se hace constar de una manera breve y clara qué es lo que se solicita. Comienza con la palabra “SOLICITA” o “SOLICITO”, escrita en mayúsculas, seguida de dos puntos. En ocasiones, la solicitud va acompañada de documentos, bien porque el solicitante lo estima conveniente o bien porque son requeridos o necesarios para poder solicitar lo que necesita. Es en esta parte donde se mencionan o adjuntan.
Cierre: Se indica la ciudad desde donde se escribe y la fecha completa.
Pie: Aquí se escribe, en letras mayúsculas, el tratamiento, el cargo u organismo y la ciudad donde reside el destinatario de la solicitud.

El Certificado

El certificado es un documento que permite constatar un hecho determinado. Normalmente se emite a instancia de quien lo recibe y lo elabora una persona autorizada en esa organización. Los certificados pueden confirmar hechos muy diversos, como resultados académicos, asistencia a un curso, experiencia profesional, etc.

Estructura de un Certificado

Los certificados tienen la siguiente estructura:

Encabezamiento: Incluye el nombre y el logotipo, si lo tuviese, de la empresa que emite el certificado. Si el emisor es una persona en nombre de la empresa, deben hacerse constar su nombre y cargo.
Cuerpo: Comienza con la expresión “CERTIFICA” o “CERTIFICO”. A continuación, se detalla el hecho y la circunstancia que se certifica.
Cierre: Consta de la fecha (en letra), precedida de alguna frase de este tipo: “Y para que conste a los efectos oportunos, firmo el presente certificado en…”, “Y para que conste a los efectos oportunos, y a petición del interesado y a efectos de su representación en…”

Preguntas frecuentes

¿Cómo se presenta una instancia?

Lo más adecuado es presentarla a través de un Registro de Entrada. Se recomienda entregar el original y una copia que se sella con la fecha de entrega como comprobante.

¿Qué partes tiene una instancia?

Tiene cinco partes: encabezamiento, exposición, solicitud, cierre y pie. La exposición empieza por EXPONE o EXPONGO QUE y la solicitud por SOLICITA o SOLICITO.

¿Qué es un certificado y cómo empieza su cuerpo?

Es un documento que permite constatar un hecho determinado, emitido normalmente a instancia de quien lo recibe. Su cuerpo comienza con CERTIFICA o CERTIFICO.