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Sistemas de Gestión Empresarial: Tipos de Software, ERP y CRM

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Sistemas de Gestión Empresarial

Un sistema de gestión es una herramienta para controlar, planificar, organizar y automatizar tareas. Un proceso de negocio es el conjunto de tareas ordenadas para dar producto o servicio a un destinatario interno (departamentos) o externo (cliente). Una solución vertical es un software a medida para un sector o mercado particular.

Tipos de Software de Gestión

  • ERP (Enterprise Resource Planning): integra todas las áreas en una sola plataforma y base de datos.
  • CRM (Customer Relationship Management): gestiona clientes, fidelización, ventas y contactos (HubSpot, Odoo).
  • SCM (Supply Chain Management): gestiona la cadena de suministro, desde la adquisición de materia prima hasta la entrega final, y reduce costes logísticos (SAP/Oracle SCM).
  • HRM (Human Resource Management): gestiona nóminas, selección, vacaciones y evaluación del desempeño (Workday, BambooHR).
  • WMS (Warehouse Management System): gestiona el almacén y sus operaciones: stock, caducidad, ubicación y lotes (SAP Extended Warehouse).
  • TMS (Transportation Management System): gestiona las operaciones fuera del almacén: rutas de transporte y entregas en tiempo real (Oracle/SAP TMS).
  • BPM (Business Process Management): facilita la automatización y mejora de procesos internos: diseño, automatización y monitorización (Bizagi, IBM BPM).
  • BI (Business Intelligence): proporciona herramientas para el análisis de datos y la toma de decisiones. Utiliza KPI (Key Performance Indicator), indicadores de rendimiento como la tasa de desperdicio del producto o el tiempo de ciclo de producción (Power BI, Tableau).
  • PM (Project Management): planifica proyectos organizando plazos, presupuestos y tareas (MS Project, Asana).
  • POS (Point of Sale): gestiona las transacciones de venta en comercio, integrando pagos, inventario y facturación (Square, Lightspeed).
  • FMS (Financial Management System): software financiero avanzado para contabilidad, balances, impuestos e informes (QuickBooks, NetSuite).
  • Suites ofimáticas: herramientas de oficina como hojas de cálculo y procesadores de texto (Office, LibreOffice).

CRM

Especializado en la relación con los clientes, mejora la integración, el seguimiento de oportunidades de venta y la fidelización.

Funcionalidades

  • Información de contacto de clientes y clasificación (actuales, potenciales, sector, localización).
  • Gestión y seguimiento de operaciones y oportunidades de venta.
  • Plantillas personalizables de correo y automatización de marketing.
  • Calendario y sistema de avisos para usuarios.
  • Previsiones (forecasting), estadísticas y elaboración de informes.
  • Trato personalizado en soporte y atención al cliente.

Ejemplos: Salesforce, Zoho, Odoo, HubSpot, MS Dynamics CRM, Pipedrive, SAP CRM, vTiger CRM.

ERP

Integra procesos y áreas en una plataforma, compartiendo información y control de recursos.

Características clave

  • Modularidad: los módulos corresponden a áreas funcionales.
  • Integración: los módulos comparten información en una base de datos única.
  • Otras características: escalabilidad (crece en usuarios, módulos y datos sin perder rendimiento), adaptabilidad, funcionamiento en tiempo real y jerárquico, y acceso deslocalizado y multidispositivo.

Módulos

Finanzas, Compras, Ventas, RRHH, Almacén, Producción, Proyectos, SCM, POS, CRM y eCommerce (Business2Business: empresa a empresa; Business2Consumer: empresa a consumidor final).

Licencias de Software

  • Libre: código fuente abierto, modificable y redistribuible.
  • Propietario: código cerrado, protegido por derechos de autor o patente. Puede ser:
    • Perpetua: pago único y vitalicio (actualizaciones y soporte aparte).
    • Suscripción: cuota periódica (mensual o anual) que incluye soporte y actualizaciones. Es el modelo más utilizado.

Retos al Implantar un ERP

  • Resistencia de los empleados.
  • Baja implicación de la gerencia.
  • Objetivos o expectativas irreales.
  • Mala estimación de recursos.
  • Elección errónea del software.
  • Datos deficientes en la migración (errores, duplicados, codificación heterogénea).
  • Fallos técnicos de hardware o red.
  • Mala comunicación entre cliente, desarrollador y usuario.

SAP vs Odoo

  • Pequeña empresa: Odoo Community/Enterprise | SAP Business One.
  • Mediana empresa: Odoo Enterprise | SAP ERP Cloud Public.
  • Gran empresa: Odoo según necesidades | SAP ERP Cloud Private.
  • Licenciamiento: Odoo modelo dual (Community de código abierto y Enterprise comercial) | SAP software propietario y comercial.
  • Personalización: Odoo flexible y sencilla de adaptar con módulos propios | SAP muy amplia, pero requiere consultoría y conocimientos especializados.
  • Complejidad de implantación: Odoo generalmente menor | SAP puede ser muy elevada.
  • Coste y consultoría: Odoo generalmente más accesible | SAP especialmente elevado en grandes implantaciones.
  • Escalabilidad: Odoo alta | SAP muy alta.
  • Analítica y BI: Odoo herramientas de análisis e informes (ecosistema BI menos amplio) | SAP muy desarrollada mediante soluciones específicas de su ecosistema.
  • Orientación: Odoo flexibilidad y accesibilidad | SAP gestión empresarial a gran escala y procesos complejos.

Tecnologías (Base de Datos / Lenguajes)

  • MS Dynamics 365: SQL Server / Azure SQL | C#, X++.
  • Oracle NetSuite: Oracle | JavaScript, SuiteScript.
  • SAP Business One: SAP HANA / SQL Server | C#, VB.NET, SQL.
  • SAP Cloud (Public/Private): SAP HANA | ABAP.
  • Odoo: PostgreSQL | Python, JavaScript.
  • Dolibarr: MySQL, PostgreSQL | PHP, JavaScript.
  • ADempiere: Oracle, PostgreSQL | Java.

Ejemplo: ECOBEBIDAS S.A. (Jugos Naturales)

  • ERP: integra compras de frutas, inventario, producción de jugos, facturación y contabilidad.
  • CRM: gestiona la relación con supermercados y mayoristas, campañas de fidelización y quejas o sugerencias.
  • Suites ofimáticas: informes financieros en hojas de cálculo, presentaciones para inversores y manuales o políticas de calidad.
  • SCM: coordina proveedores de fruta y embalaje, y el transporte de materia prima desde el campo a la planta.
  • HRM: nóminas de planta y oficina, vacaciones, evaluación del desempeño y selección.
  • WMS: stock de jugos terminados en almacén, control de caducidad y ubicación de lotes.
  • TMS: optimiza las rutas de reparto a supermercados, reduce costes de transporte y controla las entregas en tiempo real.
  • BPM: flujo de producción de exprimido y envasado, con automatización del control de calidad.
  • BI: analiza ventas por región y temporada, sabores rentables y KPI (tasa de desperdicio %, tiempo de ciclo de producción, % de crecimiento de ventas).
  • PM: apertura de una nueva planta y lanzamiento de una línea de jugos orgánicos.
  • POS: venta directa en tienda propia y ferias, cobro con tarjeta, caja y facturas.
  • FMS: presupuestos anuales, pago de impuestos y reportes para dirección y accionistas.

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